Autelio SRM Manual funcional de Autelio Service Request Manager 01 — Introducción y acceso ¿Qué es Autelio SRM? Autelio SRM (Service Request Manager) es la plataforma de gestión de servicios utilizada para coordinar solicitudes entre clientes, vendedores, proveedores e instaladores. Centraliza la creación y seguimiento de solicitudes, programación de instalaciones, documentos, certificados, órdenes de venta, comunicaciones, reportes y administración de catálogos y usuarios. Acceso público y privado Autelio dispone de una zona pública —incluido el catálogo— y un panel autenticado cuya navegación cambia según el rol y los permisos del usuario. Inicio de sesión El panel privado requiere una cuenta activa de Autelio. Abre panel-se.autelio.cl. Selecciona Iniciar sesión. Ingresa tus credenciales. Autelio carga el panel y las funciones autorizadas para tu cuenta. Durante un modo de mantenimiento programado, el acceso puede quedar restringido a Super Admin y System Admin. Mi perfil El menú Mi Perfil permite revisar y actualizar información asociada a la cuenta autenticada. La disponibilidad de acciones depende de los permisos y políticas de la organización. 02 — Navegación y roles Dashboard El Dashboard es el punto de entrada del panel autenticado y resume información relevante de la operación según el perfil del usuario. Los indicadores visibles pueden variar según la organización, rol y permisos. Menú principal La barra lateral actual puede mostrar: Dashboard. Solicitudes. Reportes. Comunicaciones. Órdenes. Comisiones. Maestros. Configuración. Mi Perfil. Información. No todos los usuarios ven todos los menús. La interfaz se construye a partir del rol, permisos y módulos habilitados. Roles y visibilidad de funciones Autelio utiliza roles y permisos para adaptar la experiencia de cada usuario. Ejemplos de perfiles presentes en la plataforma Super Admin. System Admin. Support Staff Organization Admin Cliente. Organization Admin Proveedor. Ejecutivo Proveedor. Vendedor. Instalador. Además de los roles, algunas funciones requieren permisos específicos. Por ejemplo, Históricos, Reportes, Mailer, Notas de venta o administración de datos pueden estar ocultos si el usuario no tiene autorización. 03 — Solicitudes Solicitudes — visión general Solicitudes — visión general El módulo Solicitudes concentra el ciclo operativo principal de Autelio. Submenús actuales Nueva. Calendario. Listado. Documentos, cuando el módulo está habilitado. Histórico, para usuarios autorizados. Crear una solicitud Crear una solicitud Los usuarios con autorización de creación pueden iniciar una solicitud desde Solicitudes → Nueva, que utiliza el catálogo de productos y servicios. La marca, modelo y version (opcional) estan asociados al perfil del vendedor y los obtiene desde los filtros del catalogo así como productos o servicios compatibles con los vehiculos segun el filtro. Datos principales El flujo contempla datos del vehículo y de la operación como VIN, color, patente cuando corresponda.  Según la configuración de la organización, también puede exigirse documentación como una orden de compra. Importante La creación de solicitudes está restringida al perfil comercial autorizado; el backend valida que quien genera la solicitud sea un usuario habilitado para vender. Estados de la solicitud Estados de la solicitud El estado de la solicitud representa la situación global del conjunto de ítems incluidos en ella. No describe necesariamente el avance de cada trabajo individual. Para eso existen los estados de los ítems. En Autelio existen dos niveles distintos de estado que no deben confundirse: Estado de la solicitud: representa el avance global de la solicitud completa. Estado de los ítems de la solicitud: representa el avance individual de cada producto o servicio incluido. Esta separación existe porque una solicitud puede contener uno o más ítems, y estos pueden pertenecer a uno o más proveedores. Cada proveedor puede avanzar en tiempos distintos, por lo que cada ítem necesita seguimiento independiente. Estados globales Estado Significado operativo Pendiente Solicitud creada y aún pendiente de disponibilidad o gestión posterior. Disponible La solicitud está disponible para coordinar las acciones siguientes. En proceso La solicitud se ha programado o tiene trabajo en desarrollo. Terminado La solicitud completó su ciclo operativo. Cancelado La solicitud fue cancelada. Los ítems instalables manejan además estados propios como Programado y Realizado. Importante El estado global es un resumen del conjunto. Una solicitud puede estar En proceso mientras un ítem ya está Realizado, otro Programado y otro Pendiente o Cancelado. El estado de cada ítem permite conocer exactamente qué trabajo ya fue resuelto y cuál continúa pendiente.   Estados de los ítems de la solicitud Estados de los ítems de la solicitud Cada producto o servicio incluido en una solicitud se administra como un ítem independiente. Esto permite que una misma solicitud contenga trabajos de distintos proveedores y que cada uno avance de manera independiente. Por qué cada ítem tiene su propio estado Puede pertenecer a un proveedor diferente. Puede requerir una fecha de instalación distinta. Puede ejecutarse en un momento diferente. Puede completarse mientras otros ítems siguen pendientes. Puede cancelarse sin que necesariamente se cancele toda la solicitud. Estados utilizados en el seguimiento individual Estado Interpretación Pendiente El ítem todavía requiere gestión. Programado El trabajo tiene una fecha o coordinación definida. Realizado El trabajo correspondiente al ítem fue ejecutado. Cancelado El ítem no será ejecutado y quedó cerrado por cancelación. Dos ítems de una misma solicitud no tienen que encontrarse en el mismo estado. Relación entre la solicitud y sus ítems Relación entre la solicitud y sus ítems Una solicitud funciona como un contenedor de uno o más ítems. Cada ítem representa un producto o servicio concreto y mantiene seguimiento independiente. Estructura conceptual Solicitud XX ├── Ítem 1 → Proveedor A → Estado propio ├── Ítem 2 → Proveedor B → Estado propio └── Ítem 3 → Proveedor C → Estado propio Regla de cierre Una solicitud no debe considerarse terminada mientras exista al menos un ítem pendiente de cierre. Para que la solicitud pueda finalizar, todos sus ítems deben haber alcanzado un estado final válido, por ejemplo: Realizado o equivalente de trabajo completado; Cancelado, cuando ese trabajo ya no será ejecutado. Ejemplo: solicitud todavía abierta Ítem Proveedor Estado ¿Final? Lámina de seguridad Proveedor A Realizado Sí GPS Proveedor B Programado No Grabado Proveedor C Cancelado Sí Resultado: la solicitud continúa abierta porque el GPS todavía no está en un estado final. Ejemplo: solicitud cerrable Ítem Estado ¿Final? Ítem 1 Realizado Sí Ítem 2 Realizado Sí Ítem 3 Cancelado Sí Resultado: todos los trabajos quedaron resueltos y la solicitud puede considerarse terminada según las reglas de negocio aplicables. Calendario de solicitudes Calendario de solicitudes Solicitudes → Calendario ofrece una vista temporal para facilitar el seguimiento de actividades y programaciones. Es el panel operativo principal de los equipos de venta y los equipos de Patio. Posee una tasa de refresco configurable que asegura visualizar en el menor tiepmo posible las actualizaciones de estado de cada solicitud. Los estados se representan visualmente para distinguir solicitudes pendientes, disponibles, en proceso, programadas, realizadas, terminadas o canceladas según corresponda. Como en toda la plataforma, la visualización depende del rol, las marcas y sucursales asignadas así como d elos productos y servicios asociados a cada sucursal. Listado de solicitudes Lista de solicitudes Solicitudes → Listado permite consultar solicitudes según el alcance del usuario pero dentro del mes en curso. Filtros disponibles Sucursal. Vendedor. Organización. Marca. Estado. VIN. Los vendedores, marcas, sucursales y organizaciones disponibles en los filtros se limitan según las asignaciones y permisos de la cuenta. El listado separa solicitudes activas de solicitudes cerradas. Histórico de solicitudes Histórico de solicitudes El Histórico en Solicitudes -> Historico permite revisar solicitudes fuera del conjunto operativo activo. O sea, aquí podemos listar todas las solicitudes de meses anteriores Filtros disponibles Fecha o rango de fechas Sucursal. Vendedor. Organización. Marca. Estado. VIN. Su acceso y descarga requieren permisos específicos, salvo perfiles administrativos con acceso completo. Alertas de solicitudes demoradas Alertas de solicitudes demoradas Autelio puede mostrar alertas cuando una solicitud permanece demasiado tiempo en determinados estados. Los umbrales pueden configurarse por organización cliente para Pendiente, Disponible y En proceso, además del tiempo de reaparición de la alerta. El usuario puede interactuar con estas alertas según las acciones habilitadas, como posponerlas o resolverlas. 04 — Programación e instalación Programar una instalación Programar una instalación Para que una solicitud pueda ser programada primero debe ser confirmada la disponibilidad del vehiculo en la sucursal. Una vez el Equipo de Patio o el Vendedor (segun la regla de la empresa) haya marcado como Disponible el vehiculo entonces es posible programar una fecha de instalacion.  Importante: solo un item instalable se puede programar. No aplica para productos no instalables La programación se realiza sobre el ítem específico que requiere instalación, no necesariamente sobre toda la solicitud. Cuando cliente y proveedor acuerdan una fecha, ese ítem puede pasar a Programado. Otros ítems de la misma solicitud pueden encontrarse simultáneamente en estados diferentes, por ejemplo Realizado, Pendiente o Cancelado. Ejemplo Ítem Proveedor Estado Lámina Proveedor A Realizado GPS Proveedor B Programado Grabado Proveedor C Pendiente El estado de la solicitud representa el avance del conjunto, mientras cada proveedor continúa administrando el trabajo que le corresponde. Realizar y finalizar trabajos Realizar y finalizar trabajos Los ítems instalables pueden marcarse como Realizado una vez ejecutado el trabajo correspondiente. Los no instalables pueden psar directamente a Terminado. La solicitud completa pasa a Terminado cuando se cumplen las reglas de cierre definidas para sus ítems y operación. Cancelaciones Cancelaciones Autelio permite cancelar solicitudes o elementos de operación según el contexto y permisos disponibles. Los motivos de cancelación se administran en Maestros → Motivos cancelación, lo que permite mantener criterios uniformes para análisis y trazabilidad. 05 — Documentos y certificados Certificados de instalación Certificados de instalación Autelio puede emitir certificados de instalación para operaciones y proveedores habilitados. Esto es válido tanto para Laminas de seguridad como para GPS aunque la característica se puede habilitar en todos los productos la función está habiltad en el apartado Configuración. Funciones Generación del certificado desde un ítem de solicitud. Descarga en PDF. Generación de enlace público. Validación pública por VIN cuando está habilitada. Enlaces temporales para compartir el PDF. La administración define qué proveedores están habilitados para emitir certificados. Láminas de seguridad y descargos de responsabilidad Láminas de seguridad y descargos de responsabilidad El módulo de certificados contempla un tratamiento específico para láminas de seguridad. Cuando la función está habilitada, Autelio puede gestionar formularios de descargo de responsabilidad para instalaciones de láminas fuera de norma. El flujo contempla apertura, edición, envío, aprobación, rechazo, reapertura, PDF y adjuntos según el estado y permisos del formulario. Documentos de solicitudes Documentos de solicitudes Cuando el módulo de Documentos está habilitado, aparece Solicitudes → Documentos. La administración puede habilitar por organización cliente la gestión de: Órdenes de compra (OC). Cotizaciones de proveedores. Esto permite que cada cliente utilice solo los tipos documentales requeridos por su operación. Cotizaciones de proveedores Cotizaciones de proveedores Autelio puede gestionar cotizaciones de proveedores cuando esta capacidad está habilitada para la organización cliente. El sistema contempla generación y reenvío de cotizaciones y su asociación a la solicitud correspondiente. Órdenes de compra Órdenes de compra Una organización cliente puede estar configurada para trabajar con órdenes de compra. Según las reglas de cumplimiento de la organización, la OC puede ser requerida durante la creación o gestión de la solicitud y puede cargarse como documento asociado. 06 — Reportes Reportes Reportes El menú Reportes está disponible para perfiles con permisos de reportes y se oculta para el rol Instalador. La información disponible se filtra según el alcance organizacional y permisos del usuario. 07 — Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones El menú Comunicaciones agrupa herramientas de contacto y avisos internos. Notificaciones. Mailer, para usuarios autorizados. Anuncios, para Super Admin y System Admin. Mailer y anuncios Mailer y anuncios Mailer permite enviar comunicaciones por correo cuando el usuario posee el permiso correspondiente. Anuncios permite a perfiles administrativos publicar avisos que los usuarios pueden leer, resolver o posponer según su tipo. Notificaciones Notificaciones La sección Notificaciones centraliza avisos dirigidos a usuarios de la plataforma. Autelio también contempla anuncios emergentes y recordatorios relacionados con solicitudes demoradas. 08 — Órdenes y facturación Órdenes — visión general Órdenes — visión general El menú Órdenes puede agrupar: Planes. Notas de venta. Grabados. ERP (Dolibarr). Su contenido depende del rol, permisos, acceso EtchManager y de si la integración ERP está habilitada. Planes de facturación Planes de facturación Los perfiles Super Admin y System Admin pueden administrar planes utilizados por el sistema de facturación. Los planes pueden incluir cargos y condiciones aplicables a la operación comercial. Notas de venta Notas de venta La sección Notas de venta permite generar y consultar documentos comerciales derivados de la operación. Según los permisos, se pueden visualizar, descargar, generar PDF, enviar por correo o eliminar notas de venta. Órdenes de grabados — EtchManager Órdenes de grabados — EtchManager Los usuarios con acceso a EtchManager disponen de Órdenes → Grabados. Este módulo permite consultar información de órdenes de grabados y descargar resúmenes, detalles y documentos asociados desde la integración con EtchManager. 09 — Comisiones Comisiones — visión general Comisiones — visión general El módulo Comisiones aparece únicamente cuando está habilitado y el usuario cumple las condiciones de rol/plan. Puede incluir Configuración, Habilitaciones Proveedor ↔ Cliente, Vendedores habilitados, Políticas, Libro mayor, Liquidaciones, Pagos, Contratos y Plataformas. Configuración y políticas de comisiones Configuración y políticas de comisiones La configuración define cómo participa cada proveedor y cliente en el esquema de comisiones. Las políticas determinan reglas aplicables a productos, proveedores, clientes y vendedores habilitados. Contratos de comisiones Contratos de comisiones Autelio permite administrar contratos asociados al módulo de comisiones. La configuración global define la organización Sistema, contacto legal, contacto de finanzas, ciudad por defecto y URL de términos/DPA utilizados para completar información contractual. Libro mayor, liquidaciones y pagos Libro mayor, liquidaciones y pagos Libro mayor registra los movimientos de comisiones. Liquidaciones agrupa importes a liquidar y Pagos permite administrar los lotes o comprobantes correspondientes. La configuración general contempla además porcentajes de retención anual para desglosar bruto, retención y líquido. 10 — Maestros: entidades y ubicaciones Empresas y sucursales Empresas y sucursales Maestros → Entidades contiene: Empresas. Sucursales. Las empresas representan organizaciones del ecosistema Autelio, como clientes, proveedores o la organización Sistema. Las sucursales permiten delimitar la operación física y las asignaciones de usuarios. Regiones, comunas y ciudades Regiones, comunas y ciudades Maestros → Ubicaciones mantiene los catálogos de: Regiones. Comunas. Ciudades. Estos datos se utilizan al configurar entidades y operaciones geográficas de la plataforma. 11 — Maestros: productos y vehículos Productos Productos Maestros → Productos → Listado permite administrar los productos y servicios ofertados en Autelio. El catálogo se relaciona con proveedores, solicitudes, ofertas y otros componentes comerciales. Categorías, propiedades y campos adicionales Categorías, propiedades y campos adicionales El catálogo puede ampliarse mediante: Categorías para clasificar productos. Propiedades y sus valores para variantes o atributos. Campos Adicionales para información específica requerida por ciertos productos o servicios. Marcas, modelos y versiones de vehículos Marcas, modelos y versiones de vehículos Maestros → Vehículos administra: Marcas. Modelos. Versiones. Estos catálogos se utilizan durante la creación y clasificación de solicitudes relacionadas con vehículos. Ofertas, sliders y banners Ofertas, sliders y banners Ofertas permite configurar promociones comerciales visibles en la experiencia pública. Sliders & Banners administra piezas visuales utilizadas para destacar información o promociones. 12 — Acceso y datos Usuarios, roles y permisos Usuarios, roles y permisos Maestros → Acceso permite administrar Usuarios, Roles, Permisos y Contactos. Los administradores de organización pueden tener acceso restringido y no visualizar la administración global de roles o permisos. Los permisos permiten habilitar acciones concretas además del rol general del usuario. Contactos Contactos Los contactos representan personas asociadas a organizaciones y pueden utilizarse en procesos administrativos, legales, financieros y contractuales. Importación y exportación de datos Importación y exportación de datos Maestros → Datos incluye: Importación. Exportación. Estas herramientas permiten cargas y descargas masivas según los formatos y permisos disponibles en cada módulo. 13 — Integraciones ERP — Dolibarr ERP — Dolibarr Autelio dispone de integración con Dolibarr para proveedores autorizados. La integración global debe estar habilitada en Configuración y actualmente exige una versión mínima configurada de Dolibarr, cuyo valor base no puede ser inferior a 22.0.1. Funciones disponibles Configurar conexión por proveedor. Verificar conexión. Sincronizar catálogo. Sincronizar clientes. Sincronizar notas de venta. Integración con EtchManager Integración con EtchManager Los usuarios habilitados pueden acceder a órdenes provenientes de EtchManager. La integración ofrece consulta de órdenes de grabados y descargas de resúmenes, detalles y documentos de servicios. 14 — Configuración Configuración general Configuración general El menú Configuración está reservado a Super Admin y System Admin. Actualmente contiene las pestañas: Identidad general. Navbar público. Barra lateral. PWA. Soporte. Mantenimiento. Comisiones. Contratos. Documentos. ERP. Solicitudes. Certificados de instalación. Soporte y mantenimiento Soporte y mantenimiento La pestaña Soporte configura el botón flotante de WhatsApp, hasta dos contactos, sus etiquetas, números, horarios y estado activo. Mantenimiento puede bloquear temporalmente el acceso normal, definir inicio/término y mostrar un mensaje personalizado en el login. Durante ese periodo solo Super Admin y System Admin pueden iniciar sesión. Identidad visual y PWA Identidad visual y PWA Identidad general define el texto principal de marca. Navbar público configura colores y logo del área pública. Barra lateral configura el logo del panel administrativo. PWA permite habilitar la instalación web progresiva y las notificaciones push. Configuración del módulo Documentos Configuración del módulo Documentos La pestaña Documentos habilita o deshabilita el módulo para todo el proyecto. Luego permite definir por organización cliente si se gestionarán: Órdenes de compra. Cotizaciones de proveedores. Configuración de certificados de instalación Configuración de certificados de instalación Esta pestaña controla el módulo de certificados. Habilitar certificados. Permitir validación pública por VIN. Definir bloqueo temporal por intentos fallidos. Definir vigencia de enlaces PDF temporales. Habilitar certificados para láminas de seguridad. Habilitar descargos de responsabilidad. Seleccionar proveedores habilitados. Habilitar certificados GPS. Los proveedores configurados exclusivamente como instaladores no pueden emitir certificados si no son oferentes del producto instalado. Configuración de alertas de solicitudes Configuración de alertas de solicitudes La pestaña Solicitudes configura alertas de demora por organización cliente. Puede definir umbrales para: Pendiente, en días. Disponible, en horas. En proceso, en horas. Cantidad de caracteres de referencia para búsquedas de calendario. Días antes de volver a mostrar una alerta pospuesta. Configuración ERP Configuración ERP La pestaña ERP activa la integración Dolibarr a nivel global, establece la versión mínima admitida y selecciona los proveedores autorizados para utilizarla.