03 — Solicitudes Solicitudes — visión general Solicitudes — visión general El módulo Solicitudes concentra el ciclo operativo principal de Autelio. Submenús actuales Nueva. Calendario. Listado. Documentos, cuando el módulo está habilitado. Histórico, para usuarios autorizados. Crear una solicitud Crear una solicitud Los usuarios con autorización de creación pueden iniciar una solicitud desde Solicitudes → Nueva, que utiliza el catálogo de productos y servicios. La marca, modelo y version (opcional) estan asociados al perfil del vendedor y los obtiene desde los filtros del catalogo así como productos o servicios compatibles con los vehiculos segun el filtro. Datos principales El flujo contempla datos del vehículo y de la operación como VIN, color, patente cuando corresponda.  Según la configuración de la organización, también puede exigirse documentación como una orden de compra. Importante La creación de solicitudes está restringida al perfil comercial autorizado; el backend valida que quien genera la solicitud sea un usuario habilitado para vender. Estados de la solicitud Estados de la solicitud El estado de la solicitud representa la situación global del conjunto de ítems incluidos en ella. No describe necesariamente el avance de cada trabajo individual. Para eso existen los estados de los ítems. En Autelio existen dos niveles distintos de estado que no deben confundirse: Estado de la solicitud: representa el avance global de la solicitud completa. Estado de los ítems de la solicitud: representa el avance individual de cada producto o servicio incluido. Esta separación existe porque una solicitud puede contener uno o más ítems, y estos pueden pertenecer a uno o más proveedores. Cada proveedor puede avanzar en tiempos distintos, por lo que cada ítem necesita seguimiento independiente. Estados globales Estado Significado operativo Pendiente Solicitud creada y aún pendiente de disponibilidad o gestión posterior. Disponible La solicitud está disponible para coordinar las acciones siguientes. En proceso La solicitud se ha programado o tiene trabajo en desarrollo. Terminado La solicitud completó su ciclo operativo. Cancelado La solicitud fue cancelada. Los ítems instalables manejan además estados propios como Programado y Realizado. Importante El estado global es un resumen del conjunto. Una solicitud puede estar En proceso mientras un ítem ya está Realizado, otro Programado y otro Pendiente o Cancelado. El estado de cada ítem permite conocer exactamente qué trabajo ya fue resuelto y cuál continúa pendiente.   Estados de los ítems de la solicitud Estados de los ítems de la solicitud Cada producto o servicio incluido en una solicitud se administra como un ítem independiente. Esto permite que una misma solicitud contenga trabajos de distintos proveedores y que cada uno avance de manera independiente. Por qué cada ítem tiene su propio estado Puede pertenecer a un proveedor diferente. Puede requerir una fecha de instalación distinta. Puede ejecutarse en un momento diferente. Puede completarse mientras otros ítems siguen pendientes. Puede cancelarse sin que necesariamente se cancele toda la solicitud. Estados utilizados en el seguimiento individual Estado Interpretación Pendiente El ítem todavía requiere gestión. Programado El trabajo tiene una fecha o coordinación definida. Realizado El trabajo correspondiente al ítem fue ejecutado. Cancelado El ítem no será ejecutado y quedó cerrado por cancelación. Dos ítems de una misma solicitud no tienen que encontrarse en el mismo estado. Relación entre la solicitud y sus ítems Relación entre la solicitud y sus ítems Una solicitud funciona como un contenedor de uno o más ítems. Cada ítem representa un producto o servicio concreto y mantiene seguimiento independiente. Estructura conceptual Solicitud XX ├── Ítem 1 → Proveedor A → Estado propio ├── Ítem 2 → Proveedor B → Estado propio └── Ítem 3 → Proveedor C → Estado propio Regla de cierre Una solicitud no debe considerarse terminada mientras exista al menos un ítem pendiente de cierre. Para que la solicitud pueda finalizar, todos sus ítems deben haber alcanzado un estado final válido, por ejemplo: Realizado o equivalente de trabajo completado; Cancelado, cuando ese trabajo ya no será ejecutado. Ejemplo: solicitud todavía abierta Ítem Proveedor Estado ¿Final? Lámina de seguridad Proveedor A Realizado Sí GPS Proveedor B Programado No Grabado Proveedor C Cancelado Sí Resultado: la solicitud continúa abierta porque el GPS todavía no está en un estado final. Ejemplo: solicitud cerrable Ítem Estado ¿Final? Ítem 1 Realizado Sí Ítem 2 Realizado Sí Ítem 3 Cancelado Sí Resultado: todos los trabajos quedaron resueltos y la solicitud puede considerarse terminada según las reglas de negocio aplicables. Calendario de solicitudes Calendario de solicitudes Solicitudes → Calendario ofrece una vista temporal para facilitar el seguimiento de actividades y programaciones. Es el panel operativo principal de los equipos de venta y los equipos de Patio. Posee una tasa de refresco configurable que asegura visualizar en el menor tiepmo posible las actualizaciones de estado de cada solicitud. Los estados se representan visualmente para distinguir solicitudes pendientes, disponibles, en proceso, programadas, realizadas, terminadas o canceladas según corresponda. Como en toda la plataforma, la visualización depende del rol, las marcas y sucursales asignadas así como d elos productos y servicios asociados a cada sucursal. Listado de solicitudes Lista de solicitudes Solicitudes → Listado permite consultar solicitudes según el alcance del usuario pero dentro del mes en curso. Filtros disponibles Sucursal. Vendedor. Organización. Marca. Estado. VIN. Los vendedores, marcas, sucursales y organizaciones disponibles en los filtros se limitan según las asignaciones y permisos de la cuenta. El listado separa solicitudes activas de solicitudes cerradas. Histórico de solicitudes Histórico de solicitudes El Histórico en Solicitudes -> Historico permite revisar solicitudes fuera del conjunto operativo activo. O sea, aquí podemos listar todas las solicitudes de meses anteriores Filtros disponibles Fecha o rango de fechas Sucursal. Vendedor. Organización. Marca. Estado. VIN. Su acceso y descarga requieren permisos específicos, salvo perfiles administrativos con acceso completo. Alertas de solicitudes demoradas Alertas de solicitudes demoradas Autelio puede mostrar alertas cuando una solicitud permanece demasiado tiempo en determinados estados. Los umbrales pueden configurarse por organización cliente para Pendiente, Disponible y En proceso, además del tiempo de reaparición de la alerta. El usuario puede interactuar con estas alertas según las acciones habilitadas, como posponerlas o resolverlas.