2Garage — Manual de Usuario

Manual de usuario de 2Garage.

Primeros Pasos

Primeros Pasos

¿Qué es 2Garage?

2Garage es una plataforma de gestión para talleres mecánicos que permite mantener en un solo lugar el ciclo completo de atención de un vehículo.

Desde el sistema es posible registrar clientes y vehículos, programar citas, recibir vehículos, crear órdenes de trabajo, documentar diagnósticos, preparar cotizaciones, controlar tareas técnicas y repuestos, registrar entregas y pagos, administrar inventario y realizar seguimiento posterior.

Qué problema resuelve

2Garage busca evitar que la información del taller quede repartida entre papeles, mensajes, planillas o la memoria de distintas personas.

El objetivo es que cada atención pueda seguirse desde el ingreso del vehículo hasta su entrega y cierre comercial.

Flujo general

Una atención típica sigue esta secuencia:

  1. Identificar al cliente.
  2. Identificar el vehículo.
  3. Crear una cita o una orden de trabajo.
  4. Registrar la recepción.
  5. Diagnosticar.
  6. Preparar y aprobar la cotización.
  7. Ejecutar los trabajos.
  8. Registrar repuestos, materiales y mano de obra.
  9. Realizar control de calidad.
  10. Entregar el vehículo.
  11. Registrar pagos o saldos pendientes.
  12. Programar seguimiento o mantenimiento futuro cuando corresponda.

Regla práctica: si el vehículo ingresó al taller, debe existir una orden de trabajo.

Primeros Pasos

Conceptos principales

Antes de comenzar a operar 2Garage conviene distinguir algunos conceptos.

Cliente

Es la persona o empresa que solicita el servicio.

Un cliente puede tener uno o varios vehículos asociados.

Vehículo

Es la unidad que se atiende en el taller. Su ficha concentra información técnica e historial de atenciones.

Cita

Es una reserva de tiempo en la agenda. Se utiliza cuando el cliente programa una atención futura.

Una cita puede convertirse posteriormente en una orden de trabajo cuando el vehículo ingresa al taller.

Orden de trabajo

Es el expediente principal de una atención.

Dentro de una orden se concentra la recepción, diagnóstico, cotización, trabajos realizados, tareas, repuestos, evidencia, entrega y pagos.

Recepción formal

Permite documentar cómo ingresa el vehículo al taller, incluyendo kilometraje, combustible, daños visibles, accesorios, documentos, autorizaciones, checklist y evidencia fotográfica.

Cotización

Representa los trabajos, repuestos y valores que serán presentados al cliente para aprobación.

Línea de trabajo

Representa un ítem real asociado al trabajo: repuesto, material, servicio, mano de obra u otro cargo.

Tarea técnica

Es una actividad asignable a un técnico o mecánico para controlar ejecución y tiempo real de trabajo.

Entrega

Registra el cierre operativo de la atención y la devolución del vehículo.

Pago

Registra el dinero efectivamente recibido. Una orden puede tener uno o varios pagos.

Recordatorio de mantenimiento

Permite realizar seguimiento posterior por fecha o kilometraje y generar nuevas oportunidades de atención.

Primeros Pasos

Navegación y menú principal

2Garage organiza el menú lateral por áreas de trabajo. Las opciones visibles dependen de los permisos de cada usuario.

En equipos de escritorio el menú lateral puede contraerse. En dispositivos móviles se presenta como un menú desplegable.

Acción rápida: Nueva orden

Los usuarios autorizados disponen de un botón Nueva orden en el menú lateral.

Este botón abre directamente la pantalla Nueva recepción, desde donde puedes buscar o crear cliente y vehículo y registrar las condiciones de ingreso.

Dashboard

Es la página inicial y resume las prioridades del taller.

Operación

Órdenes de trabajo

Consulta, crea y gestiona las atenciones que ya ingresaron al taller.

Citas

Administra la agenda, reservas futuras, lista de espera y sobrecupos controlados.

Clientes

Consulta y administra personas o empresas atendidas.

Vehículos

Consulta expedientes e historial por vehículo.

Inventario

Disponible según permisos. Permite administrar artículos, movimientos, compatibilidades, transferencias y reportes de inventario.

Compras

Disponible según permisos. Agrupa órdenes de compra, recepciones, facturas de proveedor y proveedores.

Finanzas

Medios de pago

Configuración de los medios de pago habilitados para la empresa.

Caja / movimientos

Consulta y control de movimientos diarios de caja.

Control financiero

Bandeja operacional de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y seguimientos.

Reporte financiero

Vista gerencial y exportable de la situación financiera.

Conciliación técnica

Herramienta administrativa relacionada con la conciliación de operaciones de pago.

Cuenta y plan

Permite revisar información comercial de la cuenta, plan y sucursales cuando el usuario cuenta con permiso.

Configuración

Empresa

Parámetros generales del taller y de la operación.

Usuarios

Administración de cuentas de acceso.

Roles y permisos

Permite gestionar perfiles y permisos de la empresa cuando el usuario está autorizado.

Documentación

Acceso a la documentación disponible dentro del propio panel.

Si no ves una opción descrita en este manual, puede deberse a tus permisos o a que ese módulo no está habilitado para tu empresa.

Primeros Pasos

Dashboard

El Dashboard es la vista de inicio de 2Garage y está diseñado para mostrar qué necesita atención en el taller.

Acciones rápidas

Según tus permisos puedes encontrar accesos a:

Indicadores principales

En la parte superior se presentan indicadores resumidos del estado operativo.

Órdenes por estado

El gráfico de órdenes por estado permite observar cómo se distribuye actualmente la carga de trabajo.

Úsalo para detectar acumulaciones, por ejemplo:

Tendencia de órdenes y facturación

Muestra la evolución reciente de:

Atención requerida

Esta sección destaca estados que requieren gestión durante la jornada.

También muestra:

Próximas citas

Presenta las atenciones que vienen a continuación, incluyendo cliente y responsable cuando están disponibles.

Cola operativa

Lista órdenes recientes que necesitan seguimiento y permite abrir cada OT directamente.

Alertas y cobros

Agrupa vencimientos, saldos y gestiones financieras abiertas que requieren atención.

Mantenimientos por agendar

Identifica clientes con mantenimientos o seguimientos pendientes de transformar en una nueva cita.

Origen de atención

Permite comparar cómo están ingresando los trabajos:

Carga por técnico

Muestra tareas activas, órdenes y minutos registrados por técnico.

Panel de atención

Presenta las órdenes agrupadas por etapa operacional para obtener una vista rápida del taller.

Uso recomendado al comenzar el día

  1. Revisa Atención requerida.
  2. Confirma las Próximas citas.
  3. Revisa la Cola operativa.
  4. Comprueba alertas y cobros.
  5. Observa la carga por técnico.
  6. Identifica mantenimientos que deban agendarse.

Clientes Y Vehiculos

Clientes Y Vehiculos

Clientes

El módulo Clientes permite registrar a las personas o empresas que solicitan servicios al taller.

Antes de crear un cliente

Busca primero por nombre, RUT, teléfono o correo para evitar duplicados.

Cliente persona

Registra idealmente:

Cliente empresa

Registra idealmente:

Ficha del cliente

Desde la ficha se puede consultar, según disponibilidad:

Buenas prácticas

Clientes Y Vehiculos

Vehículos

La ficha del vehículo funciona como expediente técnico e histórico dentro de 2Garage.

Datos recomendados

Al crear un vehículo registra:

Expediente del vehículo

El expediente permite reunir información como:

Buenas prácticas

La patente es normalmente la forma más rápida de localizar un vehículo. Regístrala siempre de manera consistente.

Cuando exista VIN, también es recomendable conservarlo porque ayuda a identificar correctamente la unidad incluso ante cambios de patente o datos comerciales.

Agenda Y Recepcion

Agenda Y Recepcion

Agenda de citas

La agenda organiza las atenciones futuras del taller y ayuda a controlar la capacidad disponible.

Antes de crear una cita

La pantalla muestra la configuración vigente de agenda:

La cita debe respetar esta configuración para evitar conflictos al guardar.

Crear una cita

Desde Citas selecciona Nueva cita.

Datos de la cita

Completa:

Usa títulos concretos, por ejemplo:

Cita sin cliente creado

La cita puede registrar datos manuales de contacto cuando todavía no existe una ficha de cliente o vehículo:

Después conviene completar las fichas antes de convertir la cita en una orden.

Canal de ingreso

Puedes indicar cómo llegó la solicitud, por ejemplo:

Lista de espera

Activa Lista de espera cuando deseas conservar una solicitud pero todavía no asignarle un cupo operativo.

La cita queda registrada sin ocupar capacidad hasta que sea confirmada.

Prioridad de espera

La prioridad permite ordenar la lista. Los valores más altos pueden utilizarse para casos que deban ocupar primero un cupo liberado.

Sobrecupo controlado

Activa Sobrecupo controlado solo cuando el taller decide aceptar deliberadamente una reserva aunque el responsable ya tenga otra cita en ese horario.

No debería utilizarse como forma habitual de evitar las restricciones de agenda.

Reprogramación

Las citas pueden reprogramarse cuando su estado lo permite. El sistema valida horario y disponibilidad del responsable.

No asistencia

Cuando un cliente no llega, utiliza la acción correspondiente para registrar No asistió.

Esto permite mantener datos reales sobre cumplimiento de agenda y liberar capacidad.

Convertir una cita en orden

Cuando el vehículo llega:

  1. abre la cita
  2. verifica cliente y vehículo
  3. confirma los datos de atención
  4. utiliza Convertir a orden
  5. continúa el proceso desde la Orden de Trabajo

La cita queda relacionada con la OT generada.

Agenda Y Recepcion

Nueva recepción

El botón Nueva orden abre la pantalla Nueva recepción.

Esta pantalla está diseñada para registrar en una sola operación al cliente, el vehículo y las condiciones de ingreso.

1. Cliente y vehículo

Puedes trabajar de dos maneras.

Usar registros existentes

Busca:

Al seleccionar un vehículo existente, revisa el contexto mostrado para confirmar que corresponde al cliente correcto.

Crear cliente nuevo

Activa Crear cliente nuevo cuando el propietario aún no existe.

Puedes registrar directamente:

Crear vehículo nuevo

Activa Crear vehículo nuevo si la patente aún no tiene expediente.

Puedes registrar:

Esto evita tener que abandonar la recepción para crear previamente ambas fichas.

2. Datos de recepción

Completa los datos que describen el ingreso:

Motivo operativo o detención

Utiliza este campo cuando la orden se encuentre detenida por una causa concreta, por ejemplo:

Motivo del cambio de estado

Cuando realizas una cancelación o un cambio fuera del flujo normal, documenta el motivo para mantener trazabilidad.

Reflejar también en agenda

Al crear la recepción puedes activar Reflejar también en agenda.

Esto genera un registro operativo con la hora real de llegada para que la atención sea visible en el calendario.

Es especialmente útil para:

Recomendaciones

Ordenes De Trabajo

Ordenes De Trabajo

Orden de trabajo

La Orden de Trabajo (OT) es la vista central de una atención en 2Garage.

Desde ella puedes consultar y gestionar prácticamente todo el ciclo de un vehículo: recepción, diagnóstico, cotización, ejecución, repuestos, cobro, entrega, mantenimiento y documentos.

Encabezado de la OT

En la parte superior se muestra el número de orden y, según tus permisos, acciones como:

Menú Documentos

Permite acceder rápidamente a:

Más acciones

Según permisos puedes encontrar accesos como:

Pestañas de la orden

La OT está organizada en siete pestañas:

  1. Resumen
  2. Cotización
  3. Servicios
  4. Repuestos e inventario
  5. Pagos
  6. Actividades
  7. Documentos

Cada pestaña representa una parte distinta del trabajo. Mantener esta información actualizada permite que recepción, técnicos, supervisores y administración trabajen sobre un mismo expediente.

Ordenes De Trabajo

Estados de la orden

Los estados ayudan a identificar rápidamente la situación de cada trabajo.

Recibido

El vehículo ya ingresó y la orden fue creada.

En diagnóstico

El vehículo está siendo revisado para determinar trabajos necesarios.

Pendiente de aprobación

El diagnóstico o cotización ya fue preparado y se espera autorización del cliente.

Aprobado

El cliente autorizó el trabajo.

En reparación

Los trabajos autorizados se encuentran en ejecución.

Terminado

El trabajo técnico terminó y el vehículo está próximo a control final o entrega.

Entregado

El vehículo fue entregado al cliente o a la persona autorizada.

Cancelado

La atención fue anulada.

Buenas prácticas

No avances una orden a En reparación si todavía no existe una autorización clara cuando el trabajo requiere aprobación.

El estado debe representar la realidad operacional y no utilizarse solamente para “sacar” una orden de una lista.

Ordenes De Trabajo

Pestaña Resumen

La pestaña Resumen entrega una lectura rápida de la situación operativa y económica de la orden.

Indicadores económicos

En la parte superior pueden aparecer:

Estos indicadores se calculan a partir de los materiales, repuestos y servicios registrados en la OT.

Resumen general

Muestra información como:

Bloqueo operativo

Úsalo para identificar órdenes detenidas por una razón concreta.

Ejemplos:

Cliente

Permite ver rápidamente:

El nombre enlaza a la ficha completa del cliente.

Vehículo

Muestra:

La patente enlaza al expediente del vehículo.

Recepción

Resume la información registrada al ingresar el vehículo:

Diagnóstico

Los usuarios autorizados pueden editar directamente:

Diagnóstico preliminar

Registra la primera evaluación técnica.

Diagnóstico final

Utilízalo cuando ya exista una conclusión técnica suficientemente confirmada.

Observaciones técnicas

Deja información relevante para el equipo técnico.

Recomendaciones

Registra trabajos sugeridos, mantenimientos futuros o antecedentes que convenga conservar en el historial.

Recomendación

No confundas síntomas reportados con diagnóstico:

Ordenes De Trabajo

Pestaña Cotización

La pestaña Cotización muestra el resumen comercial de los trabajos propuestos para la orden.

Acciones disponibles

Según permisos puedes:

Información principal

Cuando existe una cotización se muestra:

Registrar la aprobación

Es recomendable documentar cómo fue autorizada la cotización.

Por ejemplo:

Cuando exista, deja una referencia o comentario que ayude a demostrar qué fue autorizado.

Aprobación parcial

Si el cliente acepta solo una parte:

  1. registra la cotización como aprobada parcialmente
  2. identifica el alcance autorizado
  3. deja notas claras
  4. registra en la OT únicamente los trabajos que realmente serán ejecutados

Ítems

La pestaña muestra las líneas comerciales de la orden con:

La cotización debe mantenerse coherente con los servicios y repuestos que finalmente se ejecutarán.

Ordenes De Trabajo

Pestaña Servicios

La pestaña Servicios concentra la carga operativa del trabajo: líneas de la orden, mano de obra y tareas técnicas.

Indicadores

Puedes revisar:

Líneas de la orden

Las líneas representan lo que se utiliza o cobra en la OT.

Puedes agregar:

Desde inventario

Úsalo para repuestos o materiales que existen en el catálogo.

El buscador permite filtrar por:

El sistema puede distinguir artículos:

Entrada libre

Úsala para un repuesto, material u otro cargo que no deseas incorporar como artículo permanente del inventario.

Es apropiada para compras puntuales o elementos excepcionales.

Mano de obra

Úsala para servicios y trabajos técnicos cobrables.

Costo y precio

Cada línea puede mantener:

Esto permite obtener margen operativo por orden.

Reserva de inventario

Cuando agregas un artículo desde inventario, 2Garage puede reservar stock para esa OT antes de su instalación.

La lógica operacional es:

seleccionar → reservar → instalar → consumir stock

Esto ayuda a evitar que una pieza comprometida para una orden sea utilizada accidentalmente en otra.

Tareas técnicas

Las tareas son distintas de las líneas.

Una misma línea de mano de obra puede requerir una o varias tareas técnicas.

Ordenes De Trabajo

Tareas técnicas

Las tareas permiten controlar la ejecución interna de una Orden de Trabajo.

Se administran desde la pestaña Servicios.

Crear una tarea

Los usuarios autorizados pueden registrar:

Estados de una tarea

Pendiente

La tarea fue creada, pero todavía no comienza.

En progreso

El técnico inició la tarea y el tiempo está corriendo.

Pausada

El trabajo se detuvo temporalmente.

Terminada

La actividad concluyó.

Cancelada

La tarea ya no debe realizarse.

Acciones

Dependiendo del estado puedes utilizar:

Tiempo estimado y real

Cada tarea puede mostrar:

Esto permite comparar planificación y ejecución.

Cuándo pausar

Pausa una tarea si el técnico deja de trabajar efectivamente en ella.

Ejemplos:

No conviene dejar una tarea corriendo durante horas si en realidad el trabajo está detenido.

Relación con la orden

Las tareas permiten medir ejecución, pero no reemplazan las líneas comerciales.

Un trabajo correctamente documentado debería reflejar:

Ordenes De Trabajo

Pestaña Repuestos e inventario

Esta pestaña entrega una vista específica de los repuestos y materiales relacionados con la orden.

Indicadores disponibles

Puede mostrar:

Historial de repuestos

Cada registro muestra información como:

Diferencia con Servicios

La pestaña Servicios es donde se construye y gestiona la operación de líneas.

La pestaña Repuestos e inventario sirve principalmente para consultar de forma concentrada el consumo y antecedentes de repuestos de la OT.

Recomendación

Para mantener trazabilidad:

Ordenes De Trabajo

Pestaña Pagos

La pestaña Pagos concentra el estado comercial de la Orden de Trabajo y los mecanismos de cobro disponibles.

Resumen comercial

Muestra:

Estado de pago

La OT puede reflejar estados como:

Revisa siempre el saldo efectivo y no solo el estado operacional de la orden.

Cobro online con Mercado Pago

Si el módulo está habilitado, un usuario autorizado puede:

  1. generar un cobro online
  2. revisar monto y referencia
  3. abrir el checkout
  4. compartir el cobro con el cliente
  5. sincronizar el estado
  6. revisar las transacciones asociadas

Cuando el envío automático no está habilitado, la plataforma puede ofrecer herramientas para compartir manualmente:

Cobro presencial con Point

Si existe un terminal configurado:

  1. selecciona Cobrar con Point
  2. confirma la operación en el terminal
  3. sincroniza el estado
  4. verifica que la transacción quede registrada

La pantalla puede mostrar terminal, referencia, medio de pago y estado de la operación.

Transferencia bancaria

El sistema puede generar un flujo de cobro por transferencia con:

Una transferencia declarada por el cliente no debería considerarse pagada hasta completar la validación definida por el taller.

Regla importante

El estado del trabajo y el estado del pago son independientes.

Un vehículo puede estar terminado o incluso entregado y todavía mantener saldo pendiente.

Ordenes De Trabajo

Pestaña Actividades

La pestaña Actividades agrupa tres componentes importantes:

Entrega

Si la OT todavía no ha sido entregada, los usuarios autorizados pueden seleccionar Registrar entrega.

Cuando existe una entrega registrada se muestra:

Control de calidad

La entrega puede incluir:

Entrega formal

También puede registrar:

Saldo pendiente

La existencia de saldo no impide necesariamente registrar una entrega.

Si el taller permite entregar con deuda:

  1. registra la entrega
  2. deja el total final correcto
  3. registra los pagos realmente recibidos
  4. fija vencimiento si corresponde
  5. gestiona el saldo desde Finanzas

Recordatorios de mantenimiento

Desde la misma OT puedes crear y revisar mantenimientos asociados al vehículo.

La lista muestra datos como:

Historial cronológico

El historial reúne hitos de la orden en orden temporal.

Cada evento puede indicar:

Esta sección es útil para reconstruir qué ocurrió en una OT y cuándo.

Ordenes De Trabajo

Pestaña Documentos

La pestaña Documentos reúne los archivos generados por 2Garage y la evidencia adjunta a la OT.

Documentos generados

Desde esta sección puedes acceder a:

Registro fotográfico y adjuntos

Los usuarios autorizados pueden subir varios archivos a la vez.

Para cada carga puedes indicar:

Formatos

La interfaz admite imágenes, PDF y documentos operativos comunes.

El límite mostrado actualmente es de 10 MB por archivo.

Organización por colección

Los adjuntos se agrupan según su propósito para facilitar la búsqueda.

Ejemplos habituales:

Información visible

Cada archivo puede mostrar:

Acciones

Según permisos puedes:

Cuándo adjuntar evidencia

Conviene hacerlo especialmente en:

Buena práctica

No uses fotografías sin contexto.

Añade una nota breve cuando la imagen por sí sola no permita entender qué se está documentando.

Operacion Tecnica

Operacion Tecnica

Diagnóstico y tareas técnicas

Diagnóstico

El diagnóstico permite registrar la evaluación técnica realizada al vehículo.

Puede incluir:

El diagnóstico debe actualizarse a medida que aparecen nuevos antecedentes.

Tareas técnicas

Las tareas permiten dividir el trabajo y asignarlo a técnicos.

Una tarea puede pasar por estados como:

Uso recomendado

Utiliza tareas cuando necesites:

Evidencia

Cuando corresponda, adjunta fotografías o documentos de:

Registrar la información mientras ocurre mejora la trazabilidad de la orden.

Cotizaciones

Cotizaciones

Cotizaciones

La cotización permite presentar al cliente los trabajos y valores propuestos antes de ejecutar o cerrar la reparación.

Estados habituales

Borrador

La cotización todavía se está preparando.

Pendiente de aprobación

La propuesta ya está lista y se espera respuesta del cliente.

Aprobada

El cliente autorizó el trabajo.

Aprobada parcialmente

El cliente autorizó solo algunos trabajos.

Rechazada

El cliente no autorizó la propuesta.

Contenido

La cotización puede considerar:

Aprobación parcial

Cuando el cliente aprueba solo una parte:

  1. registra la aprobación parcial
  2. identifica claramente qué trabajos fueron autorizados
  3. ejecuta únicamente lo aprobado
  4. deja documentado lo que quedó fuera

Recomendación

La cotización debe mantenerse alineada con las líneas reales de la orden para que el cierre comercial sea coherente.

Inventario Y Repuestos

Inventario Y Repuestos

Inventario

El módulo Inventario administra repuestos, materiales e insumos del taller.

La vista Catálogo de inventario permite acceder a Nuevo producto, Importar, Categorías, Compatibilidad, Transferencias, Reportes y Movimientos, según los permisos del usuario.

Buscar productos

Puedes buscar por nombre, SKU, marca o palabra clave. También existen filtros por categoría, subcategoría, estado, marca del ítem, aplicación universal o específica y compatibilidad por marca, modelo y año.

Información del listado

Cada artículo puede mostrar nombre, SKU, código de barras, marca, categoría, subcategoría, aplicación, stock, unidad, costo promedio, precio referencial y estado.

Universal o específico

Un artículo universal no depende de un vehículo concreto. Un artículo específico puede tener compatibilidades asociadas para que 2Garage lo sugiera dentro de una OT.

Activo e inactivo

Si un producto deja de utilizarse, normalmente conviene marcarlo como inactivo y conservar su historial en vez de eliminarlo.

Inventario Y Repuestos

Crear y editar productos

Desde Inventario → Nuevo producto puedes incorporar un artículo al catálogo.

Identificación

Registra nombre, SKU, marca, código de barras y unidad.

Clasificación

Selecciona categoría y subcategoría. Activa Ítem universal solo cuando el producto no dependa de un vehículo específico.

Valores y búsqueda

Puedes registrar costo promedio inicial, precio referencial y palabras clave para mejorar la búsqueda.

Visibilidad

Ítem activo permite usarlo en nuevas operaciones. Visible en catálogo hace que aparezca en búsquedas y en el selector de inventario de una OT.

Compatibilidad vehicular

Los artículos específicos pueden asociarse a una o varias combinaciones de marca, modelo, rango de años, motor y versión.

Buenas prácticas

Evita duplicar referencias, mantén un criterio estable para SKU y no marques como universal un repuesto cuya aplicación dependa del vehículo.

Inventario Y Repuestos

Repuestos y materiales en una orden

Una orden puede usar repuestos provenientes del inventario o materiales adquiridos específicamente para ese trabajo.

Desde inventario

Utiliza esta opción cuando:

Compra puntual

Utilízala cuando:

Estados operativos de un repuesto

Según el flujo de trabajo, un repuesto puede encontrarse:

Reserva de stock

Cuando un repuesto ya está disponible pero todavía no ha sido instalado, puede reservarse para evitar que se utilice en otra orden.

Importante

Mantén actualizado el estado del repuesto. Un repuesto recibido que sigue figurando como pendiente puede provocar retrasos o decisiones operativas incorrectas.

Inventario Y Repuestos

Compatibilidad vehicular

La compatibilidad relaciona un producto con los vehículos en los que puede utilizarse.

Puedes definir marca, modelo, año desde, año hasta, motor, versión y notas.

Uso en la OT

Al agregar un artículo desde inventario, 2Garage puede distinguir entre productos compatibles, universales, relacionados o sin compatibilidad cargada.

Esto facilita encontrar repuestos adecuados para el vehículo de la OT.

Importante

La compatibilidad es una ayuda operacional. No sustituye la validación técnica de la referencia antes de instalar una pieza.

Inventario Y Repuestos

Stock y movimientos

Los movimientos registran entradas, salidas y ajustes de inventario.

Pueden originarse por compra, consumo en una OT, carga inicial, ajuste, recuperación o transferencia.

Reserva de stock

Una pieza puede quedar reservada para una OT antes de instalarse. El objetivo es evitar que una unidad comprometida se utilice en otra orden.

Ajustes

Antes de ajustar stock revisa movimientos, reservas, recepciones y transferencias. Registra siempre un motivo claro para que la diferencia quede explicada.

Inventario Y Repuestos

Transferencias entre sucursales

Las transferencias mueven stock entre sucursales de una misma empresa.

Desde Inventario → Transferencias puedes buscar por número y filtrar por estado.

Estados

El listado muestra origen, destino, líneas, fecha y responsable.

No uses ajustes manuales para simular un traslado entre sucursales; utiliza una transferencia para mantener trazabilidad en ambos extremos.

Inventario Y Repuestos

Importación de productos

2Garage permite importar productos y compatibilidades mediante un archivo XLSX.

Flujo

  1. Descarga la plantilla.
  2. Completa el archivo.
  3. Selecciona el XLSX.
  4. Pulsa Validar y revisar.
  5. Corrige errores o revisa advertencias.
  6. Revisa la vista previa.
  7. Confirma la importación.

La pantalla actual acepta archivos XLSX de hasta 10 MB.

La validación informa productos, compatibilidades, registros válidos, advertencias y errores, incluyendo hoja, fila y columna cuando corresponde.

La validación ocurre antes de modificar el inventario.

Inventario Y Repuestos

Importación de stock inicial

La carga de stock inicial está separada de la importación del catálogo.

Úsala durante una puesta en marcha, migración desde otro sistema o carga después de un inventario físico.

Primero crea o importa los productos; después carga las existencias iniciales.

No uses este procedimiento para corregir diferencias cotidianas una vez que el taller ya está operando.

Inventario Y Repuestos

Reportes de inventario

Desde Inventario → Reportes puedes revisar información consolidada sobre existencias y operación.

Los reportes son útiles para identificar situaciones como bajo stock, productos sin movimiento, consumo, valorización o diferencias.

Su confiabilidad depende de registrar correctamente recepciones, consumos en OT, transferencias, ajustes y stock inicial.

Inventario Y Repuestos

Compras y proveedores

El módulo Compras administra el abastecimiento del taller e incluye proveedores, órdenes de compra, recepciones y facturas.

El flujo recomendado es:

Ordenar → Emitir → Enviar → Recibir → Facturar

Crear una orden de compra no aumenta el stock. El inventario debe reflejar las existencias cuando se registra y confirma la recepción de lo que efectivamente llegó.

Inventario Y Repuestos

Órdenes de compra

Desde Compras → Nueva orden de compra registra sucursal receptora, proveedor, fecha de orden y fecha esperada de entrega.

Líneas

Cada línea puede contener producto, SKU del proveedor, descripción, tipo inventariable o no inventariable, cantidad y costo unitario.

La pantalla calcula el total estimado.

Borrador

Mientras la orden está en borrador puedes modificar productos, cantidades, proveedor y condiciones.

Emitir y enviar

Cuando la información sea correcta utiliza Emitir orden. Después puedes enviarla por correo al proveedor o marcarla como enviada manualmente.

La orden también puede imprimirse o descargarse como PDF.

No la emitas hasta confirmar proveedor, sucursal, cantidades y costos.

Inventario Y Repuestos

Recepción de compras

La recepción registra lo que realmente llegó desde el proveedor.

Una orden puede recibirse completa o parcialmente, por eso 2Garage diferencia cantidad solicitada, recibida y pendiente.

Desde la orden utiliza Registrar recepción e ingresa únicamente las cantidades físicamente recibidas.

La vista de la orden permite comparar por línea:

No confirmes como recibido algo que todavía está en tránsito.

Inventario Y Repuestos

Facturas de proveedor

Las facturas de proveedor registran el documento comercial recibido por una compra.

Recibir mercadería y recibir una factura son eventos distintos, por lo que 2Garage mantiene ambos estados separados.

Desde una orden con avance de recepción puedes usar Crear factura para vincular el documento al proceso de compra.

Antes de registrar una factura verifica proveedor, número, fecha, montos y su relación con la orden o recepción correspondiente.

Calidad Y Entrega

Calidad Y Entrega

Control de calidad y entrega

Antes de entregar un vehículo conviene verificar que los trabajos autorizados hayan sido completados correctamente.

Control de calidad

Según el tipo de reparación pueden registrarse:

Entrega

Al entregar registra:

Evidencia de entrega

Cuando resulte útil, incorpora fotografías o documentos de respaldo.

Importante

Entregar el vehículo y recibir el pago completo son eventos distintos.

Una orden puede ser entregada con saldo pendiente. En ese caso, registra el monto realmente recibido y deja el saldo bajo seguimiento financiero.

Pagos Caja Finanzas

Pagos Caja Finanzas

Pagos y saldos

2Garage separa el estado operativo de una Orden de Trabajo de su estado de pago.

Una OT puede estar terminada o entregada y todavía mantener un saldo pendiente.

Resumen comercial en la OT

En la pestaña Pagos de una Orden de Trabajo puedes revisar:

Estados de pago

Según el avance del cobro, una orden puede reflejar estados como:

La referencia principal debe ser siempre el monto efectivamente registrado como pagado y el saldo restante.

Medios de pago

Los administradores autorizados pueden acceder a Finanzas → Medios de pago.

Esta pantalla administra los mecanismos de cobro disponibles para la empresa.

Puede mostrar módulos destinados a:

Estado del módulo

Cada medio puede indicar:

Un módulo activo pero con configuración incompleta puede no estar listo para operar.

Cobro online

Cuando el módulo correspondiente está habilitado, desde una OT puede generarse un cobro online.

El flujo habitual es:

  1. generar el cobro
  2. comprobar monto y referencia
  3. abrir el checkout
  4. compartirlo con el cliente
  5. sincronizar el estado
  6. verificar la transacción registrada

Si el envío automático al cliente no está disponible, 2Garage puede ofrecer ayudas para compartir manualmente el enlace o mensaje.

Cobro presencial con POS

Cuando existe un terminal compatible configurado:

  1. inicia el cobro desde la OT
  2. completa la operación en el terminal
  3. sincroniza el estado
  4. confirma que la transacción haya quedado registrada

Transferencia bancaria

El flujo de transferencia puede mantener:

Una transferencia declarada por el cliente no debería considerarse pagada únicamente por haber sido informada. Debe seguir el procedimiento de confirmación definido por el taller.

Anticipos y pagos parciales

Un cliente puede realizar uno o varios pagos antes de completar el total.

Cada pago debe registrarse individualmente para que 2Garage pueda calcular correctamente:

Total final − pagos registrados = saldo pendiente

Recomendación

No modifiques el estado de una OT para representar una deuda.

La operación del vehículo y la situación financiera se controlan por separado.

Pagos Caja Finanzas

Caja y control financiero

2Garage separa la operación diaria de caja del seguimiento financiero.

Caja diaria

Se accede desde Finanzas → Caja / movimientos.

La pantalla permite seleccionar una fecha y revisar los movimientos correspondientes a ese día.

Indicadores

La cabecera muestra:

El saldo estimado corresponde a ingresos menos egresos registrados para la fecha.

Ingresos

Los ingresos provienen de pagos registrados y muestran información como:

Egresos

Los egresos pueden corresponder a caja general o estar asociados a una OT.

La tabla muestra:

Registrar un egreso

Los usuarios autorizados pueden registrar:

Utiliza la fecha de vencimiento cuando el egreso todavía representa una obligación que deberá gestionarse.

Resumen por medio de pago

Caja agrupa los ingresos del día según el medio utilizado.

Esto ayuda a comparar efectivo, transferencias, tarjetas u otros mecanismos registrados.

Cierre diario

El cierre formal congela la lectura de:

Antes de cerrar:

  1. verifica que los pagos del día estén registrados
  2. revisa los egresos
  3. comprueba montos y medios de pago
  4. resuelve diferencias evidentes
  5. agrega una nota si es necesario
  6. registra el cierre

Un cierre sirve como fotografía administrativa del día; no reemplaza una conciliación bancaria.

Control financiero

Se accede desde Finanzas → Control financiero.

Su objetivo es gestionar:

Puede filtrarse por rango de fechas y exportarse a CSV o PDF.

Indicadores principales

La pantalla muestra:

Bandeja de gestiones

La bandeja permite organizar acciones de cobranza y pagos a proveedores.

Puede filtrar seguimientos:

Cada gestión puede registrar:

Aging o antigüedad

El bloque de aging agrupa saldos según su antigüedad.

Sirve para distinguir obligaciones recientes de saldos que llevan más tiempo pendientes.

Cuentas por cobrar

Corresponden principalmente a órdenes entregadas con saldo.

La tabla permite revisar:

Nueva gestión de cobranza

Utiliza Nueva gestión para dejar trazabilidad de llamadas, correos, compromisos de pago u otras acciones.

No uses notas sueltas fuera del seguimiento cuando la acción tenga importancia financiera.

Cuentas por pagar

Incluyen costos o egresos pendientes, por ejemplo obligaciones con proveedores.

Puedes revisar:

Según permisos puedes:

Diferencia entre pagado y conciliado

Pagado indica que el egreso fue marcado como realizado.

Conciliado indica que el movimiento fue administrativamente cotejado o confirmado dentro del flujo de control.

Son conceptos distintos y no deben usarse como sinónimos.

Pagos Caja Finanzas

Reporte financiero y conciliación

El menú Finanzas incluye dos herramientas con objetivos diferentes:

Reporte financiero

Se accede desde Finanzas → Reporte financiero.

Permite analizar ingresos, ventas, compras, gastos y resultado operativo.

Filtros

Puedes seleccionar:

También existen accesos rápidos para períodos como:

Indicadores

La pantalla muestra:

Resultado operativo

Resultado de ventas menos compras y gastos considerados por el reporte.

Ingresos cobrados

Pagos efectivamente registrados en el período.

Puede mostrar separadamente los anticipos.

Ventas entregadas

Ventas correspondientes a órdenes entregadas.

Costos totales

Incluye la lectura de compras y gastos utilizada por el reporte.

Por cobrar

Saldo pendiente de órdenes entregadas.

Egresos pendientes

Obligaciones operativas todavía no pagadas.

Ventas no es lo mismo que ingresos

Esta diferencia es fundamental.

Ejemplo:

Una OT se entrega por $500.000 y el cliente paga $200.000.

Para el reporte:

Por eso ventas e ingresos no deben compararse como si fueran la misma cifra.

Tendencia financiera

La pantalla compara por período:

También dispone de un resumen con:

El reporte puede exportarse a CSV.

Criterio del reporte

La UI actual utiliza criterios operativos:

El resultado operativo no representa un flujo bancario conciliado.

Importante

Este reporte es una herramienta de gestión interna.

No sustituye la contabilidad formal, libros contables, estados financieros tributarios ni el trabajo del contador.

Conciliación técnica

Se accede desde Finanzas → Conciliación técnica.

Es una herramienta más avanzada que la conciliación administrativa utilizada en cuentas por pagar.

Su objetivo es revisar la coherencia de los cobros electrónicos y sus registros internos.

Qué controla

El núcleo de pagos mantiene elementos como:

La consola puede detectar inconsistencias cuando estos elementos no coinciden.

Ejemplo

Un proveedor externo puede informar un pago como aprobado mientras el registro interno todavía aparece pendiente.

La conciliación técnica ayuda a identificar este tipo de desalineación.

Filtros

La consola permite filtrar por:

Inconsistencias

Cuando se detecta un caso problemático, la pantalla puede indicar:

Según permisos pueden existir acciones como:

Sincronizar

Consulta o actualiza el estado con el proveedor cuando el flujo lo soporta.

Conciliar

Intenta alinear el estado interno con la información disponible.

Reprocesar notificación

En situaciones específicas permite volver a procesar una notificación recibida desde un proveedor.

Uso recomendado

La conciliación técnica no es una tarea cotidiana de recepción o mecánicos.

Debe utilizarse por personal autorizado cuando:

No cambies estados manualmente sin comprender primero la causa de la inconsistencia.

Mantenimiento

Mantenimiento

Mantenimiento preventivo

El módulo de mantenimiento permite generar seguimiento postventa por fecha o kilometraje.

Casos habituales

Crear un recordatorio

Registra:

Estados

Un recordatorio puede encontrarse:

Convertir seguimiento en una cita

Cuando el mantenimiento se aproxima:

  1. revisa el recordatorio
  2. contacta al cliente
  3. crea una cita
  4. continúa con el flujo normal cuando llegue el vehículo

Buen momento para crear recordatorios

Al cerrar una orden, cuando el técnico ya conoce cuál debería ser el siguiente mantenimiento.

Reportes

Reportes

Reportes

Los reportes permiten analizar el funcionamiento operativo y comercial del taller.

Según los permisos y módulos habilitados, pueden incluir información como:

Uso recomendado

Los reportes son especialmente útiles para administración y supervisión.

Antes de tomar decisiones, verifica que las órdenes, tareas, pagos y entregas estén correctamente actualizados. La calidad de los reportes depende de la calidad de los registros operativos.

Administracion

Administracion

Usuarios, roles y permisos

2Garage controla el acceso según la cuenta del usuario, el rol asignado dentro de la empresa y sus permisos.

Por esta razón dos usuarios pueden ver menús diferentes.

Usuarios

Desde Configuración → Usuarios, un usuario autorizado puede administrar cuentas de acceso.

Buenas prácticas:

Roles y permisos

Desde Configuración → Roles y permisos, cuando tu cuenta tiene autorización, puedes revisar los perfiles disponibles para la empresa.

Los permisos determinan acciones como:

Roles operativos habituales

La instalación puede incluir perfiles como:

Administración

Acceso amplio a operación, configuración y administración.

Recepción

Enfocado en clientes, vehículos, agenda, recepción, órdenes, entrega y cobro.

Mecánico

Enfocado en diagnóstico, tareas, tiempos, evidencias y avance técnico.

Supervisor

Enfocado en control operativo, carga de trabajo, seguimiento y reportes.

La configuración concreta puede variar porque 2Garage permite separar el concepto de rol de los permisos efectivos de la empresa.

Si falta una opción de menú

Si otro usuario ve una función y tú no:

  1. confirma que estás trabajando en la empresa y sucursal correctas
  2. revisa el rol de tu cuenta
  3. consulta si tienes el permiso correspondiente
  4. verifica que el módulo esté habilitado para la empresa
Administracion

Configuración inicial del taller

Antes de comenzar a operar de forma habitual, un administrador debe revisar la configuración general.

Datos del taller

Verifica:

Operación

Revisa:

Agenda

Define:

Usuarios

Crea las cuentas necesarias y asigna el rol adecuado.

Recomendación

Realiza estas configuraciones antes de comenzar a registrar órdenes reales, especialmente numeración, datos tributarios y horarios.

Administracion

Buenas prácticas operativas

Evita clientes duplicados

Busca antes de crear una ficha nueva.

Verifica el propietario del vehículo

Una asociación incorrecta afecta el historial y los documentos.

Registra kilometraje

Es importante para diagnóstico, historial y mantenimiento preventivo.

Documenta la recepción

Utiliza fotografías cuando existan daños visibles o riesgo de reclamo.

Registra las líneas reales de trabajo

Una orden sin repuestos, materiales o mano de obra pierde valor como historial técnico y financiero.

Mantén actualizados los repuestos

Actualiza compra, recepción e instalación.

Registra los pagos reales

No marques una orden como cerrada comercialmente si todavía existe saldo.

Utiliza mantenimiento preventivo

Permite mejorar la postventa y recuperar clientes.

Actualiza en el momento

La información es más confiable cuando cada evento se registra mientras ocurre y no al final del día.

Administracion

Checklist diario

Al comenzar la jornada

Revisa:

Antes de cerrar el día

Revisa:

Objetivo

El cierre diario permite que el día siguiente comience con información actualizada y evita que trabajos o cobros queden olvidados.

Administracion

Cuenta y plan

La sección Cuenta y plan reúne información comercial asociada al uso de 2Garage por parte de la empresa.

Su acceso depende de los permisos del usuario.

Según la configuración disponible puede incluir información relacionada con:

Importante

Esta área pertenece a la administración de la cuenta de 2Garage y no al flujo diario de reparación de vehículos.

Si una función operacional no aparece en el menú, un administrador puede revisar primero los permisos y posteriormente la disponibilidad del módulo o plan correspondiente.