Pagos Caja Finanzas
Pagos y saldos
2Garage separa el estado operativo de una Orden de Trabajo de su estado de pago.
Una OT puede estar terminada o entregada y todavía mantener un saldo pendiente.
Resumen comercial en la OT
En la pestaña Pagos de una Orden de Trabajo puedes revisar:
- total cotizado
- total final
- total pagado
- saldo pendiente
- estado de pago
- costos externos
Estados de pago
Según el avance del cobro, una orden puede reflejar estados como:
- pendiente
- pago parcial
- pagado
- cancelado
- sin cobro, cuando corresponda
La referencia principal debe ser siempre el monto efectivamente registrado como pagado y el saldo restante.
Medios de pago
Los administradores autorizados pueden acceder a Finanzas → Medios de pago.
Esta pantalla administra los mecanismos de cobro disponibles para la empresa.
Puede mostrar módulos destinados a:
- caja o pago presencial
- transferencia bancaria directa
- cobro online
- terminal POS presencial
Estado del módulo
Cada medio puede indicar:
- Activo / Inactivo
- Configuración completa / incompleta
- si requiere credenciales propias
Un módulo activo pero con configuración incompleta puede no estar listo para operar.
Cobro online
Cuando el módulo correspondiente está habilitado, desde una OT puede generarse un cobro online.
El flujo habitual es:
- generar el cobro
- comprobar monto y referencia
- abrir el checkout
- compartirlo con el cliente
- sincronizar el estado
- verificar la transacción registrada
Si el envío automático al cliente no está disponible, 2Garage puede ofrecer ayudas para compartir manualmente el enlace o mensaje.
Cobro presencial con POS
Cuando existe un terminal compatible configurado:
- inicia el cobro desde la OT
- completa la operación en el terminal
- sincroniza el estado
- confirma que la transacción haya quedado registrada
Transferencia bancaria
El flujo de transferencia puede mantener:
- referencia
- instrucciones bancarias
- fecha declarada
- comprobante o referencia de respaldo
- estado
- confirmación
Una transferencia declarada por el cliente no debería considerarse pagada únicamente por haber sido informada. Debe seguir el procedimiento de confirmación definido por el taller.
Anticipos y pagos parciales
Un cliente puede realizar uno o varios pagos antes de completar el total.
Cada pago debe registrarse individualmente para que 2Garage pueda calcular correctamente:
Total final − pagos registrados = saldo pendiente
Recomendación
No modifiques el estado de una OT para representar una deuda.
La operación del vehículo y la situación financiera se controlan por separado.
Caja y control financiero
2Garage separa la operación diaria de caja del seguimiento financiero.
Caja diaria
Se accede desde Finanzas → Caja / movimientos.
La pantalla permite seleccionar una fecha y revisar los movimientos correspondientes a ese día.
Indicadores
La cabecera muestra:
- Ingresos
- Egresos
- Saldo estimado
- Cierre
El saldo estimado corresponde a ingresos menos egresos registrados para la fecha.
Ingresos
Los ingresos provienen de pagos registrados y muestran información como:
- hora
- Orden de Trabajo
- cliente
- medio de pago
- monto
- usuario que recibió
Egresos
Los egresos pueden corresponder a caja general o estar asociados a una OT.
La tabla muestra:
- hora
- descripción
- tipo
- origen
- monto
- usuario que registró
Registrar un egreso
Los usuarios autorizados pueden registrar:
- fecha y hora
- tipo
- monto
- vencimiento
- medio de pago
- proveedor
- descripción
- referencia
- notas
Utiliza la fecha de vencimiento cuando el egreso todavía representa una obligación que deberá gestionarse.
Resumen por medio de pago
Caja agrupa los ingresos del día según el medio utilizado.
Esto ayuda a comparar efectivo, transferencias, tarjetas u otros mecanismos registrados.
Cierre diario
El cierre formal congela la lectura de:
- ingresos
- egresos
- saldo del día
Antes de cerrar:
- verifica que los pagos del día estén registrados
- revisa los egresos
- comprueba montos y medios de pago
- resuelve diferencias evidentes
- agrega una nota si es necesario
- registra el cierre
Un cierre sirve como fotografía administrativa del día; no reemplaza una conciliación bancaria.
Control financiero
Se accede desde Finanzas → Control financiero.
Su objetivo es gestionar:
- cuentas por cobrar
- cuentas por pagar
- anticipos
- movimientos sin conciliar
- seguimientos
- vencimientos
- alertas
Puede filtrarse por rango de fechas y exportarse a CSV o PDF.
Indicadores principales
La pantalla muestra:
- Por cobrar
- Por pagar
- Anticipos
- Sin conciliar
Bandeja de gestiones
La bandeja permite organizar acciones de cobranza y pagos a proveedores.
Puede filtrar seguimientos:
- abiertos
- vencidos
- para hoy
- de la semana
- resueltos
Cada gestión puede registrar:
- estado
- fecha de contacto
- próxima acción
- notas
- responsable
Aging o antigüedad
El bloque de aging agrupa saldos según su antigüedad.
Sirve para distinguir obligaciones recientes de saldos que llevan más tiempo pendientes.
Cuentas por cobrar
Corresponden principalmente a órdenes entregadas con saldo.
La tabla permite revisar:
- OT y cliente
- vencimiento
- total
- pagado
- saldo
- días de atraso
- última gestión
Nueva gestión de cobranza
Utiliza Nueva gestión para dejar trazabilidad de llamadas, correos, compromisos de pago u otras acciones.
No uses notas sueltas fuera del seguimiento cuando la acción tenga importancia financiera.
Cuentas por pagar
Incluyen costos o egresos pendientes, por ejemplo obligaciones con proveedores.
Puedes revisar:
- concepto
- proveedor
- OT relacionada
- vencimiento
- monto
- estado de pago
- conciliación
- última gestión
Según permisos puedes:
- marcar o desmarcar como pagado
- conciliar o desconciliar
- crear una nueva gestión
Diferencia entre pagado y conciliado
Pagado indica que el egreso fue marcado como realizado.
Conciliado indica que el movimiento fue administrativamente cotejado o confirmado dentro del flujo de control.
Son conceptos distintos y no deben usarse como sinónimos.
Reporte financiero y conciliación
El menú Finanzas incluye dos herramientas con objetivos diferentes:
- Reporte financiero: lectura de gestión del negocio.
- Conciliación técnica: trazabilidad avanzada de operaciones de pago.
Reporte financiero
Se accede desde Finanzas → Reporte financiero.
Permite analizar ingresos, ventas, compras, gastos y resultado operativo.
Filtros
Puedes seleccionar:
- fecha desde
- fecha hasta
- sucursal
- agrupación por mes o día
También existen accesos rápidos para períodos como:
- este mes
- mes pasado
- este año
- año pasado
Indicadores
La pantalla muestra:
Resultado operativo
Resultado de ventas menos compras y gastos considerados por el reporte.
Ingresos cobrados
Pagos efectivamente registrados en el período.
Puede mostrar separadamente los anticipos.
Ventas entregadas
Ventas correspondientes a órdenes entregadas.
Costos totales
Incluye la lectura de compras y gastos utilizada por el reporte.
Por cobrar
Saldo pendiente de órdenes entregadas.
Egresos pendientes
Obligaciones operativas todavía no pagadas.
Ventas no es lo mismo que ingresos
Esta diferencia es fundamental.
Ejemplo:
Una OT se entrega por $500.000 y el cliente paga $200.000.
Para el reporte:
- venta: $500.000
- ingreso cobrado: $200.000
- saldo por cobrar: $300.000
Por eso ventas e ingresos no deben compararse como si fueran la misma cifra.
Tendencia financiera
La pantalla compara por período:
- ingresos
- costos
- resultado operativo
También dispone de un resumen con:
- ingresos
- anticipos
- ventas
- cantidad de OT
- compras
- gastos
- costos
- resultado
- margen
El reporte puede exportarse a CSV.
Criterio del reporte
La UI actual utiliza criterios operativos:
- ventas según entregas
- ingresos según pagos registrados
- compras según facturas de proveedor consideradas por el sistema
- gastos según egresos operativos
El resultado operativo no representa un flujo bancario conciliado.
Importante
Este reporte es una herramienta de gestión interna.
No sustituye la contabilidad formal, libros contables, estados financieros tributarios ni el trabajo del contador.
Conciliación técnica
Se accede desde Finanzas → Conciliación técnica.
Es una herramienta más avanzada que la conciliación administrativa utilizada en cuentas por pagar.
Su objetivo es revisar la coherencia de los cobros electrónicos y sus registros internos.
Qué controla
El núcleo de pagos mantiene elementos como:
- intención de pago
- transacción
- proveedor de pago
- estado del proveedor
- notificaciones automáticas o webhooks
- registro interno de 2Garage
La consola puede detectar inconsistencias cuando estos elementos no coinciden.
Ejemplo
Un proveedor externo puede informar un pago como aprobado mientras el registro interno todavía aparece pendiente.
La conciliación técnica ayuda a identificar este tipo de desalineación.
Filtros
La consola permite filtrar por:
- período
- proveedor
- estado del intento
- estado de la transacción
- estado del webhook
Inconsistencias
Cuando se detecta un caso problemático, la pantalla puede indicar:
- intención de pago
- origen
- proveedor
- problemas encontrados
Según permisos pueden existir acciones como:
Sincronizar
Consulta o actualiza el estado con el proveedor cuando el flujo lo soporta.
Conciliar
Intenta alinear el estado interno con la información disponible.
Reprocesar notificación
En situaciones específicas permite volver a procesar una notificación recibida desde un proveedor.
Uso recomendado
La conciliación técnica no es una tarea cotidiana de recepción o mecánicos.
Debe utilizarse por personal autorizado cuando:
- un cobro aparece desactualizado
- existe diferencia entre proveedor y 2Garage
- una transacción no refleja el estado esperado
- una notificación automática falló
No cambies estados manualmente sin comprender primero la causa de la inconsistencia.