Ordenes De Trabajo Orden de trabajo La Orden de Trabajo (OT) es la vista central de una atención en 2Garage. Desde ella puedes consultar y gestionar prácticamente todo el ciclo de un vehículo: recepción, diagnóstico, cotización, ejecución, repuestos, cobro, entrega, mantenimiento y documentos. Encabezado de la OT En la parte superior se muestra el número de orden y, según tus permisos, acciones como: Listado Editar Documentos Más acciones Registrar entrega Menú Documentos Permite acceder rápidamente a: Imprimir orden PDF de la orden PDF de cotización PDF de entrega, cuando ya existe una entrega registrada Más acciones Según permisos puedes encontrar accesos como: Ver o editar cotización Crear recordatorio de mantenimiento Pestañas de la orden La OT está organizada en siete pestañas: Resumen Cotización Servicios Repuestos e inventario Pagos Actividades Documentos Cada pestaña representa una parte distinta del trabajo. Mantener esta información actualizada permite que recepción, técnicos, supervisores y administración trabajen sobre un mismo expediente. Estados de la orden Los estados ayudan a identificar rápidamente la situación de cada trabajo. Recibido El vehículo ya ingresó y la orden fue creada. En diagnóstico El vehículo está siendo revisado para determinar trabajos necesarios. Pendiente de aprobación El diagnóstico o cotización ya fue preparado y se espera autorización del cliente. Aprobado El cliente autorizó el trabajo. En reparación Los trabajos autorizados se encuentran en ejecución. Terminado El trabajo técnico terminó y el vehículo está próximo a control final o entrega. Entregado El vehículo fue entregado al cliente o a la persona autorizada. Cancelado La atención fue anulada. Buenas prácticas No avances una orden a En reparación si todavía no existe una autorización clara cuando el trabajo requiere aprobación. El estado debe representar la realidad operacional y no utilizarse solamente para “sacar” una orden de una lista. Pestaña Resumen La pestaña Resumen entrega una lectura rápida de la situación operativa y económica de la orden. Indicadores económicos En la parte superior pueden aparecer: Costo operativo Venta operativa Margen bruto Composición Estos indicadores se calculan a partir de los materiales, repuestos y servicios registrados en la OT. Resumen general Muestra información como: número de orden origen de atención estado subestado fecha de ingreso fecha estimada de entrega usuario asignado bloqueo operativo motivo operativo Bloqueo operativo Úsalo para identificar órdenes detenidas por una razón concreta. Ejemplos: espera de aprobación espera de repuesto falta de información indisponibilidad técnica Cliente Permite ver rápidamente: nombre RUT teléfono correo El nombre enlaza a la ficha completa del cliente. Vehículo Muestra: patente marca y modelo año kilometraje de ingreso La patente enlaza al expediente del vehículo. Recepción Resume la información registrada al ingresar el vehículo: síntomas observaciones iniciales combustible confirmado kilometraje confirmado usuario que recibió firma condición de carrocería daños preexistentes accesorios recibidos documentos recibidos autorización para diagnóstico autorización para desarme Diagnóstico Los usuarios autorizados pueden editar directamente: diagnóstico preliminar diagnóstico final observaciones técnicas recomendaciones Diagnóstico preliminar Registra la primera evaluación técnica. Diagnóstico final Utilízalo cuando ya exista una conclusión técnica suficientemente confirmada. Observaciones técnicas Deja información relevante para el equipo técnico. Recomendaciones Registra trabajos sugeridos, mantenimientos futuros o antecedentes que convenga conservar en el historial. Recomendación No confundas síntomas reportados con diagnóstico: Síntoma: “vibra al frenar”. Diagnóstico: “discos delanteros con alabeo fuera de tolerancia”. Pestaña Cotización La pestaña Cotización muestra el resumen comercial de los trabajos propuestos para la orden. Acciones disponibles Según permisos puedes: editar o crear la cotización imprimirla generar su PDF desde el menú de documentos Información principal Cuando existe una cotización se muestra: estado de aprobación total subtotal de repuestos subtotal de mano de obra persona que aprobó canal de aprobación referencia alcance aprobado notas de aprobación Registrar la aprobación Es recomendable documentar cómo fue autorizada la cotización. Por ejemplo: aprobada presencialmente llamada telefónica WhatsApp correo electrónico otro canal utilizado por el taller Cuando exista, deja una referencia o comentario que ayude a demostrar qué fue autorizado. Aprobación parcial Si el cliente acepta solo una parte: registra la cotización como aprobada parcialmente identifica el alcance autorizado deja notas claras registra en la OT únicamente los trabajos que realmente serán ejecutados Ítems La pestaña muestra las líneas comerciales de la orden con: tipo descripción subtotal La cotización debe mantenerse coherente con los servicios y repuestos que finalmente se ejecutarán. Pestaña Servicios La pestaña Servicios concentra la carga operativa del trabajo: líneas de la orden, mano de obra y tareas técnicas. Indicadores Puedes revisar: costo operativo venta operativa margen bruto composición de la orden Líneas de la orden Las líneas representan lo que se utiliza o cobra en la OT. Puedes agregar: Desde inventario Úsalo para repuestos o materiales que existen en el catálogo. El buscador permite filtrar por: nombre SKU marca categoría compatibilidad con el vehículo disponibilidad de stock El sistema puede distinguir artículos: compatibles universales relacionados sin compatibilidad registrada Entrada libre Úsala para un repuesto, material u otro cargo que no deseas incorporar como artículo permanente del inventario. Es apropiada para compras puntuales o elementos excepcionales. Mano de obra Úsala para servicios y trabajos técnicos cobrables. Costo y precio Cada línea puede mantener: cantidad costo unitario precio unitario de venta Esto permite obtener margen operativo por orden. Reserva de inventario Cuando agregas un artículo desde inventario, 2Garage puede reservar stock para esa OT antes de su instalación. La lógica operacional es: seleccionar → reservar → instalar → consumir stock Esto ayuda a evitar que una pieza comprometida para una orden sea utilizada accidentalmente en otra. Tareas técnicas Las tareas son distintas de las líneas. Línea: define qué se cobra o utiliza. Tarea: define cómo se ejecuta el trabajo internamente. Una misma línea de mano de obra puede requerir una o varias tareas técnicas. Tareas técnicas Las tareas permiten controlar la ejecución interna de una Orden de Trabajo. Se administran desde la pestaña Servicios. Crear una tarea Los usuarios autorizados pueden registrar: título técnico asignado tiempo estimado en minutos descripción notas Estados de una tarea Pendiente La tarea fue creada, pero todavía no comienza. En progreso El técnico inició la tarea y el tiempo está corriendo. Pausada El trabajo se detuvo temporalmente. Terminada La actividad concluyó. Cancelada La tarea ya no debe realizarse. Acciones Dependiendo del estado puedes utilizar: Iniciar Pausar Reanudar mediante Iniciar Terminar Cancelar Tiempo estimado y real Cada tarea puede mostrar: minutos estimados minutos reales registrados último cambio técnico responsable Esto permite comparar planificación y ejecución. Cuándo pausar Pausa una tarea si el técnico deja de trabajar efectivamente en ella. Ejemplos: espera de una pieza espera de una herramienta el técnico debe atender otra urgencia se requiere autorización antes de continuar No conviene dejar una tarea corriendo durante horas si en realidad el trabajo está detenido. Relación con la orden Las tareas permiten medir ejecución, pero no reemplazan las líneas comerciales. Un trabajo correctamente documentado debería reflejar: qué se hizo o cobró, mediante líneas quién lo hizo y cuánto tomó, mediante tareas Pestaña Repuestos e inventario Esta pestaña entrega una vista específica de los repuestos y materiales relacionados con la orden. Indicadores disponibles Puede mostrar: cantidad de ítems de repuesto subtotal acumulado líneas provenientes de stock cantidad de artículos disponibles en el catálogo Historial de repuestos Cada registro muestra información como: descripción cantidad precio unitario subtotal Diferencia con Servicios La pestaña Servicios es donde se construye y gestiona la operación de líneas. La pestaña Repuestos e inventario sirve principalmente para consultar de forma concentrada el consumo y antecedentes de repuestos de la OT. Recomendación Para mantener trazabilidad: usa inventario cuando el artículo forma parte del stock habitual usa entrada libre para compras excepcionales actualiza el estado de las piezas durante compra, recepción e instalación Pestaña Pagos La pestaña Pagos concentra el estado comercial de la Orden de Trabajo y los mecanismos de cobro disponibles. Resumen comercial Muestra: total cotizado total final total pagado saldo pendiente estado de pago costos externos Estado de pago La OT puede reflejar estados como: pendiente pago parcial pagado Revisa siempre el saldo efectivo y no solo el estado operacional de la orden. Cobro online con Mercado Pago Si el módulo está habilitado, un usuario autorizado puede: generar un cobro online revisar monto y referencia abrir el checkout compartir el cobro con el cliente sincronizar el estado revisar las transacciones asociadas Cuando el envío automático no está habilitado, la plataforma puede ofrecer herramientas para compartir manualmente: enlace correo mensaje WhatsApp Cobro presencial con Point Si existe un terminal configurado: selecciona Cobrar con Point confirma la operación en el terminal sincroniza el estado verifica que la transacción quede registrada La pantalla puede mostrar terminal, referencia, medio de pago y estado de la operación. Transferencia bancaria El sistema puede generar un flujo de cobro por transferencia con: referencia instrucciones bancarias fecha declarada comprobante confirmación operativa Una transferencia declarada por el cliente no debería considerarse pagada hasta completar la validación definida por el taller. Regla importante El estado del trabajo y el estado del pago son independientes. Un vehículo puede estar terminado o incluso entregado y todavía mantener saldo pendiente. Pestaña Actividades La pestaña Actividades agrupa tres componentes importantes: entrega mantenimiento historial cronológico Entrega Si la OT todavía no ha sido entregada, los usuarios autorizados pueden seleccionar Registrar entrega. Cuando existe una entrega registrada se muestra: fecha de entrega entregado a entregado por total final saldo pendiente vencimiento de cobro Control de calidad La entrega puede incluir: checklist final prueba de ruta observaciones usuario que libera el vehículo fecha y hora de liberación Entrega formal También puede registrar: nombre de quien recibe documento retiro por tercero forma de pago conformidad notas garantía Saldo pendiente La existencia de saldo no impide necesariamente registrar una entrega. Si el taller permite entregar con deuda: registra la entrega deja el total final correcto registra los pagos realmente recibidos fija vencimiento si corresponde gestiona el saldo desde Finanzas Recordatorios de mantenimiento Desde la misma OT puedes crear y revisar mantenimientos asociados al vehículo. La lista muestra datos como: título tipo fecha objetivo kilometraje objetivo estado indicador de notificación Historial cronológico El historial reúne hitos de la orden en orden temporal. Cada evento puede indicar: fecha y hora acción descripción usuario que la registró Esta sección es útil para reconstruir qué ocurrió en una OT y cuándo. Pestaña Documentos La pestaña Documentos reúne los archivos generados por 2Garage y la evidencia adjunta a la OT. Documentos generados Desde esta sección puedes acceder a: imprimir orden PDF de la orden PDF de cotización PDF de entrega, cuando corresponda Registro fotográfico y adjuntos Los usuarios autorizados pueden subir varios archivos a la vez. Para cada carga puedes indicar: colección o propósito fecha en que fue tomada la evidencia archivos nota Formatos La interfaz admite imágenes, PDF y documentos operativos comunes. El límite mostrado actualmente es de 10 MB por archivo. Organización por colección Los adjuntos se agrupan según su propósito para facilitar la búsqueda. Ejemplos habituales: recepción hallazgos proceso entrega aprobación documentos relacionados con compra Información visible Cada archivo puede mostrar: nombre tipo tamaño colección usuario que lo subió fecha notas fecha de captura Acciones Según permisos puedes: ver descargar eliminar Cuándo adjuntar evidencia Conviene hacerlo especialmente en: daños preexistentes hallazgos relevantes trabajos complejos autorizaciones piezas reemplazadas entrega situaciones con riesgo de reclamo Buena práctica No uses fotografías sin contexto. Añade una nota breve cuando la imagen por sí sola no permita entender qué se está documentando.