Ordenes De Trabajo
- Orden de trabajo
- Estados de la orden
- Pestaña Resumen
- Pestaña Cotización
- Pestaña Servicios
- Tareas técnicas
- Pestaña Repuestos e inventario
- Pestaña Pagos
- Pestaña Actividades
- Pestaña Documentos
Orden de trabajo
La Orden de Trabajo (OT) es la vista central de una atención en 2Garage.
Desde ella puedes consultar y gestionar prácticamente todo el ciclo de un vehículo: recepción, diagnóstico, cotización, ejecución, repuestos, cobro, entrega, mantenimiento y documentos.
Encabezado de la OT
En la parte superior se muestra el número de orden y, según tus permisos, acciones como:
- Listado
- Editar
- Documentos
- Más acciones
- Registrar entrega
Menú Documentos
Permite acceder rápidamente a:
- Imprimir orden
- PDF de la orden
- PDF de cotización
- PDF de entrega, cuando ya existe una entrega registrada
Más acciones
Según permisos puedes encontrar accesos como:
- Ver o editar cotización
- Crear recordatorio de mantenimiento
Pestañas de la orden
La OT está organizada en siete pestañas:
- Resumen
- Cotización
- Servicios
- Repuestos e inventario
- Pagos
- Actividades
- Documentos
Cada pestaña representa una parte distinta del trabajo. Mantener esta información actualizada permite que recepción, técnicos, supervisores y administración trabajen sobre un mismo expediente.
Estados de la orden
Los estados ayudan a identificar rápidamente la situación de cada trabajo.
Recibido
El vehículo ya ingresó y la orden fue creada.
En diagnóstico
El vehículo está siendo revisado para determinar trabajos necesarios.
Pendiente de aprobación
El diagnóstico o cotización ya fue preparado y se espera autorización del cliente.
Aprobado
El cliente autorizó el trabajo.
En reparación
Los trabajos autorizados se encuentran en ejecución.
Terminado
El trabajo técnico terminó y el vehículo está próximo a control final o entrega.
Entregado
El vehículo fue entregado al cliente o a la persona autorizada.
Cancelado
La atención fue anulada.
Buenas prácticas
No avances una orden a En reparación si todavía no existe una autorización clara cuando el trabajo requiere aprobación.
El estado debe representar la realidad operacional y no utilizarse solamente para “sacar” una orden de una lista.
Pestaña Resumen
La pestaña Resumen entrega una lectura rápida de la situación operativa y económica de la orden.
Indicadores económicos
En la parte superior pueden aparecer:
- Costo operativo
- Venta operativa
- Margen bruto
- Composición
Estos indicadores se calculan a partir de los materiales, repuestos y servicios registrados en la OT.
Resumen general
Muestra información como:
- número de orden
- origen de atención
- estado
- subestado
- fecha de ingreso
- fecha estimada de entrega
- usuario asignado
- bloqueo operativo
- motivo operativo
Bloqueo operativo
Úsalo para identificar órdenes detenidas por una razón concreta.
Ejemplos:
- espera de aprobación
- espera de repuesto
- falta de información
- indisponibilidad técnica
Cliente
Permite ver rápidamente:
- nombre
- RUT
- teléfono
- correo
El nombre enlaza a la ficha completa del cliente.
Vehículo
Muestra:
- patente
- marca y modelo
- año
- kilometraje de ingreso
La patente enlaza al expediente del vehículo.
Recepción
Resume la información registrada al ingresar el vehículo:
- síntomas
- observaciones iniciales
- combustible confirmado
- kilometraje confirmado
- usuario que recibió
- firma
- condición de carrocería
- daños preexistentes
- accesorios recibidos
- documentos recibidos
- autorización para diagnóstico
- autorización para desarme
Diagnóstico
Los usuarios autorizados pueden editar directamente:
- diagnóstico preliminar
- diagnóstico final
- observaciones técnicas
- recomendaciones
Diagnóstico preliminar
Registra la primera evaluación técnica.
Diagnóstico final
Utilízalo cuando ya exista una conclusión técnica suficientemente confirmada.
Observaciones técnicas
Deja información relevante para el equipo técnico.
Recomendaciones
Registra trabajos sugeridos, mantenimientos futuros o antecedentes que convenga conservar en el historial.
Recomendación
No confundas síntomas reportados con diagnóstico:
- Síntoma: “vibra al frenar”.
- Diagnóstico: “discos delanteros con alabeo fuera de tolerancia”.
Pestaña Cotización
La pestaña Cotización muestra el resumen comercial de los trabajos propuestos para la orden.
Acciones disponibles
Según permisos puedes:
- editar o crear la cotización
- imprimirla
- generar su PDF desde el menú de documentos
Información principal
Cuando existe una cotización se muestra:
- estado de aprobación
- total
- subtotal de repuestos
- subtotal de mano de obra
- persona que aprobó
- canal de aprobación
- referencia
- alcance aprobado
- notas de aprobación
Registrar la aprobación
Es recomendable documentar cómo fue autorizada la cotización.
Por ejemplo:
- aprobada presencialmente
- llamada telefónica
- correo electrónico
- otro canal utilizado por el taller
Cuando exista, deja una referencia o comentario que ayude a demostrar qué fue autorizado.
Aprobación parcial
Si el cliente acepta solo una parte:
- registra la cotización como aprobada parcialmente
- identifica el alcance autorizado
- deja notas claras
- registra en la OT únicamente los trabajos que realmente serán ejecutados
Ítems
La pestaña muestra las líneas comerciales de la orden con:
- tipo
- descripción
- subtotal
La cotización debe mantenerse coherente con los servicios y repuestos que finalmente se ejecutarán.
Pestaña Servicios
La pestaña Servicios concentra la carga operativa del trabajo: líneas de la orden, mano de obra y tareas técnicas.
Indicadores
Puedes revisar:
- costo operativo
- venta operativa
- margen bruto
- composición de la orden
Líneas de la orden
Las líneas representan lo que se utiliza o cobra en la OT.
Puedes agregar:
Desde inventario
Úsalo para repuestos o materiales que existen en el catálogo.
El buscador permite filtrar por:
- nombre
- SKU
- marca
- categoría
- compatibilidad con el vehículo
- disponibilidad de stock
El sistema puede distinguir artículos:
- compatibles
- universales
- relacionados
- sin compatibilidad registrada
Entrada libre
Úsala para un repuesto, material u otro cargo que no deseas incorporar como artículo permanente del inventario.
Es apropiada para compras puntuales o elementos excepcionales.
Mano de obra
Úsala para servicios y trabajos técnicos cobrables.
Costo y precio
Cada línea puede mantener:
- cantidad
- costo unitario
- precio unitario de venta
Esto permite obtener margen operativo por orden.
Reserva de inventario
Cuando agregas un artículo desde inventario, 2Garage puede reservar stock para esa OT antes de su instalación.
La lógica operacional es:
seleccionar → reservar → instalar → consumir stock
Esto ayuda a evitar que una pieza comprometida para una orden sea utilizada accidentalmente en otra.
Tareas técnicas
Las tareas son distintas de las líneas.
- Línea: define qué se cobra o utiliza.
- Tarea: define cómo se ejecuta el trabajo internamente.
Una misma línea de mano de obra puede requerir una o varias tareas técnicas.
Tareas técnicas
Las tareas permiten controlar la ejecución interna de una Orden de Trabajo.
Se administran desde la pestaña Servicios.
Crear una tarea
Los usuarios autorizados pueden registrar:
- título
- técnico asignado
- tiempo estimado en minutos
- descripción
- notas
Estados de una tarea
Pendiente
La tarea fue creada, pero todavía no comienza.
En progreso
El técnico inició la tarea y el tiempo está corriendo.
Pausada
El trabajo se detuvo temporalmente.
Terminada
La actividad concluyó.
Cancelada
La tarea ya no debe realizarse.
Acciones
Dependiendo del estado puedes utilizar:
- Iniciar
- Pausar
- Reanudar mediante Iniciar
- Terminar
- Cancelar
Tiempo estimado y real
Cada tarea puede mostrar:
- minutos estimados
- minutos reales registrados
- último cambio
- técnico responsable
Esto permite comparar planificación y ejecución.
Cuándo pausar
Pausa una tarea si el técnico deja de trabajar efectivamente en ella.
Ejemplos:
- espera de una pieza
- espera de una herramienta
- el técnico debe atender otra urgencia
- se requiere autorización antes de continuar
No conviene dejar una tarea corriendo durante horas si en realidad el trabajo está detenido.
Relación con la orden
Las tareas permiten medir ejecución, pero no reemplazan las líneas comerciales.
Un trabajo correctamente documentado debería reflejar:
- qué se hizo o cobró, mediante líneas
- quién lo hizo y cuánto tomó, mediante tareas
Pestaña Repuestos e inventario
Esta pestaña entrega una vista específica de los repuestos y materiales relacionados con la orden.
Indicadores disponibles
Puede mostrar:
- cantidad de ítems de repuesto
- subtotal acumulado
- líneas provenientes de stock
- cantidad de artículos disponibles en el catálogo
Historial de repuestos
Cada registro muestra información como:
- descripción
- cantidad
- precio unitario
- subtotal
Diferencia con Servicios
La pestaña Servicios es donde se construye y gestiona la operación de líneas.
La pestaña Repuestos e inventario sirve principalmente para consultar de forma concentrada el consumo y antecedentes de repuestos de la OT.
Recomendación
Para mantener trazabilidad:
- usa inventario cuando el artículo forma parte del stock habitual
- usa entrada libre para compras excepcionales
- actualiza el estado de las piezas durante compra, recepción e instalación
Pestaña Pagos
La pestaña Pagos concentra el estado comercial de la Orden de Trabajo y los mecanismos de cobro disponibles.
Resumen comercial
Muestra:
- total cotizado
- total final
- total pagado
- saldo pendiente
- estado de pago
- costos externos
Estado de pago
La OT puede reflejar estados como:
- pendiente
- pago parcial
- pagado
Revisa siempre el saldo efectivo y no solo el estado operacional de la orden.
Cobro online con Mercado Pago
Si el módulo está habilitado, un usuario autorizado puede:
- generar un cobro online
- revisar monto y referencia
- abrir el checkout
- compartir el cobro con el cliente
- sincronizar el estado
- revisar las transacciones asociadas
Cuando el envío automático no está habilitado, la plataforma puede ofrecer herramientas para compartir manualmente:
- enlace
- correo
- mensaje
Cobro presencial con Point
Si existe un terminal configurado:
- selecciona Cobrar con Point
- confirma la operación en el terminal
- sincroniza el estado
- verifica que la transacción quede registrada
La pantalla puede mostrar terminal, referencia, medio de pago y estado de la operación.
Transferencia bancaria
El sistema puede generar un flujo de cobro por transferencia con:
- referencia
- instrucciones bancarias
- fecha declarada
- comprobante
- confirmación operativa
Una transferencia declarada por el cliente no debería considerarse pagada hasta completar la validación definida por el taller.
Regla importante
El estado del trabajo y el estado del pago son independientes.
Un vehículo puede estar terminado o incluso entregado y todavía mantener saldo pendiente.
Pestaña Actividades
La pestaña Actividades agrupa tres componentes importantes:
- entrega
- mantenimiento
- historial cronológico
Entrega
Si la OT todavía no ha sido entregada, los usuarios autorizados pueden seleccionar Registrar entrega.
Cuando existe una entrega registrada se muestra:
- fecha de entrega
- entregado a
- entregado por
- total final
- saldo pendiente
- vencimiento de cobro
Control de calidad
La entrega puede incluir:
- checklist final
- prueba de ruta
- observaciones
- usuario que libera el vehículo
- fecha y hora de liberación
Entrega formal
También puede registrar:
- nombre de quien recibe
- documento
- retiro por tercero
- forma de pago
- conformidad
- notas
- garantía
Saldo pendiente
La existencia de saldo no impide necesariamente registrar una entrega.
Si el taller permite entregar con deuda:
- registra la entrega
- deja el total final correcto
- registra los pagos realmente recibidos
- fija vencimiento si corresponde
- gestiona el saldo desde Finanzas
Recordatorios de mantenimiento
Desde la misma OT puedes crear y revisar mantenimientos asociados al vehículo.
La lista muestra datos como:
- título
- tipo
- fecha objetivo
- kilometraje objetivo
- estado
- indicador de notificación
Historial cronológico
El historial reúne hitos de la orden en orden temporal.
Cada evento puede indicar:
- fecha y hora
- acción
- descripción
- usuario que la registró
Esta sección es útil para reconstruir qué ocurrió en una OT y cuándo.
Pestaña Documentos
La pestaña Documentos reúne los archivos generados por 2Garage y la evidencia adjunta a la OT.
Documentos generados
Desde esta sección puedes acceder a:
- imprimir orden
- PDF de la orden
- PDF de cotización
- PDF de entrega, cuando corresponda
Registro fotográfico y adjuntos
Los usuarios autorizados pueden subir varios archivos a la vez.
Para cada carga puedes indicar:
- colección o propósito
- fecha en que fue tomada la evidencia
- archivos
- nota
Formatos
La interfaz admite imágenes, PDF y documentos operativos comunes.
El límite mostrado actualmente es de 10 MB por archivo.
Organización por colección
Los adjuntos se agrupan según su propósito para facilitar la búsqueda.
Ejemplos habituales:
- recepción
- hallazgos
- proceso
- entrega
- aprobación
- documentos relacionados con compra
Información visible
Cada archivo puede mostrar:
- nombre
- tipo
- tamaño
- colección
- usuario que lo subió
- fecha
- notas
- fecha de captura
Acciones
Según permisos puedes:
- ver
- descargar
- eliminar
Cuándo adjuntar evidencia
Conviene hacerlo especialmente en:
- daños preexistentes
- hallazgos relevantes
- trabajos complejos
- autorizaciones
- piezas reemplazadas
- entrega
- situaciones con riesgo de reclamo
Buena práctica
No uses fotografías sin contexto.
Añade una nota breve cuando la imagen por sí sola no permita entender qué se está documentando.